Libro del edificio: qué debe contener y cómo mantenerlo

El libro del edificio es obligatorio, rara vez está al día y, sin embargo, es el único documento que cuenta la vida técnica del inmueble. Así se mantiene sin perder un domingo.

Pide ver el libro del edificio de tu comunidad. En la mayoría de los casos sale de una carpeta, se detiene tres años atrás y no menciona ni la rehabilitación de fachada del año pasado ni el cambio de caldera.

Es una lástima, porque es el único documento que da a un comprador, a una junta nueva o a una empresa el estado real del edificio. Un libro vacío se paga dos veces: en informes rehechos inútilmente y en obras decididas sin saber qué se intentó antes.

Qué debe contener

El libro lo lleva el administrador y es consultable por los propietarios. Su contenido cubre la identidad de la comunidad y su historial técnico.

1. Identificación de la comunidad: dirección, administrador en ejercicio, referencias de la comunidad.
2. Referencias de los seguros del edificio y sus vencimientos.
3. El año de ejecución de las obras importantes —fachada, cubierta, calefacción, ascensor— con las empresas que intervinieron.
4. Referencias de los contratos de mantenimiento vigentes y su vencimiento.
5. Si existen: el calendario del plan plurianual de obras y los informes técnicos realizados.

Las cuatro comprobaciones de la junta

La junta no lleva el libro, pero es quien mejor puede constatar que nadie lo hace. Cuatro comprobaciones al año bastan.

• ¿Figuran las obras del ejercicio, con la empresa y el año?
• ¿Se han actualizado o retirado los contratos vencidos?
• ¿Están anexados los informes técnicos recientes?
• ¿Es el libro realmente consultable, y en qué forma?

Las carencias se reclaman por escrito y con fecha —el mismo método que para el control de las cuentas— y las respuestas alimentan el informe anual de la junta de propietarios.

Un libro del edificio al día significa decidir obras con conocimiento de causa y no a ojo.

Por qué nunca está al día

La causa es siempre la misma: el libro se rellena a posteriori, una vez al año, a partir de recuerdos y facturas rescatadas. Nadie anota la sustitución de una bomba el día que ocurre, y la información se pierde doce meses después.

El remedio cabe en una costumbre: registrar la intervención cuando ocurre, con su fecha, su empresa y una foto. Es exactamente lo que consigue un registro de incidencias llevado al día, y lo que aporta la tabla de seguimiento de obras para las obras.

El libro como memoria de la junta

Al renovarse la junta, el libro debería ser el primer documento entregado. Rara vez lo es, porque no existe en una forma compartible: mira cómo lograr un buen relevo.

Con CoproHarmony, intervenciones, contratos, presupuestos y documentos se registran con su fecha en el momento en que llegan. Alimentar el libro pasa a ser una extracción y no una reconstrucción. Crea tu espacio gratis.

Un documento debe acompañarlo y falta muy a menudo: el expediente técnico de amianto.

Dos documentos deben acompañarlo y suelen faltar: el certificado energético colectivo y el estudio global descrito en informe o plan de obras.