Lista de verificación: revisar las cuentas de la comunidad antes de la junta general

Tienes derecho a consultar los justificantes antes de la junta. Falta saber qué mirar. Estos son los 12 puntos que debes repasar, en orden.

Controlar las cuentas es una de las funciones más concretas de la junta de propietarios, y de las que más intimidan. Se suele pensar que hacen falta conocimientos contables. En realidad hacen falta sobre todo método y dos horas libres.

La gran mayoría de las anomalías que aparecen en las cuentas de una comunidad no son fraudes: son errores de registro, gastos mal imputados entre coeficientes, o servicios facturados aparte que deberían estar incluidos en la cuota fija. Se detectan sin ser economista.

Antes de empezar: tu derecho de consulta

Los propietarios pueden consultar los justificantes de los gastos durante un periodo previo a la junta general. La junta de propietarios, además, dispone de un derecho de información permanente frente al administrador para ejercer su función de control.

En la práctica, escribe al administrador al menos tres semanas antes de la junta para fijar una cita o pedir acceso telemático. Una solicitud escrita y fechada deja constancia utilizable en tu informe anual, sobre todo si el acceso se deniega o se concede tarde.

La lista de 12 puntos

Coherencia general

1. Concilia el saldo bancario de cierre con el extracto de la cuenta separada de la comunidad. Cualquier diferencia debe explicarse por operaciones en curso identificables.
2. Compara lo ejecutado con el presupuesto aprobado, partida por partida. Céntrate en las desviaciones superiores al 10 %: son las que merecen explicación.
3. Verifica el traspaso de saldos: el cierre del ejercicio anterior debe coincidir con la apertura del actual.

Los gastos y su reparto

1. Comprueba que cada gasto se imputa al coeficiente correcto. Un gasto de ascensor repartido entre los gastos generales hace pagar de más a los bajos: es el error más frecuente y más impugnado.
2. Revisa los contadores de agua y energía: las lecturas deben corresponder a los periodos facturados, sin solapes ni huecos.
3. Detecta gastos inhabituales o nuevos respecto al ejercicio anterior y pide el justificante correspondiente.
4. Asegúrate de que las obras aprobadas se imputan al ejercicio y a la derrama correctos. Nuestro artículo sobre el cálculo y reparto de los gastos de comunidad detalla los coeficientes.

Administrador y proveedores

1. Coge el contrato del administrador y contrástalo con los honorarios facturados. Todo servicio facturado aparte debe figurar expresamente en la lista de servicios extraordinarios del contrato.
2. Revisa los gastos de reclamación y recobro: deben imputarse a los propietarios deudores, no al conjunto. Ver el procedimiento por cuotas impagadas.
3. Comprueba que los contratos de mantenimiento facturados corresponden a servicios realmente prestados: pide los partes de trabajo.

Tesorería y provisiones

1. Revisa la morosidad y su evolución en tres ejercicios: una deriva silenciosa es la primera señal de un problema de gestión.
2. Controla el fondo de reserva: importe girado, importe realmente depositado y coherencia con los acuerdos de la junta. Nuestro artículo sobre el fondo de obras recuerda las obligaciones.

Las tres trampas más frecuentes

• La cuota fija que no lo es: servicios «corrientes» refacturados por unidad aunque estén incluidos en los honorarios anuales.
• El gasto del año pasado: una factura recibida tarde e imputada al ejercicio equivocado, que falsea la comparación con el presupuesto.
• El coeficiente heredado: un reparto erróneo que se repite cada año porque nadie lo ha cuestionado nunca.

Qué hacer con las desviaciones

Nunca des por hecho que una desviación es una irregularidad. Formula una petición escrita de explicación, partida por partida, con la referencia exacta del justificante. Da un plazo razonable al administrador y anota la fecha de tu petición y la de la respuesta.

Si la explicación es satisfactoria, hazlo constar en tu informe: demuestra que el control se hizo con seriedad. Si no lo es, la junta general es el lugar para plantearlo, con los hechos fechados en la mano.

Un control de cuentas se juzga por su trazabilidad, no por el número de anomalías encontradas.

Deja constancia de tu control

El control solo vale si está documentado: fecha de consulta, documentos examinados, preguntas formuladas, respuestas obtenidas. Esa constancia alimenta tu informe anual y protege a la junta si se cuestionan sus posiciones.

Con CoproHarmony archivas los documentos consultados, los intercambios con el administrador y tus observaciones en un mismo sitio, con su fecha. Al llegar la junta, está todo. Crea tu espacio gratis: el plan inicial no cuesta nada ni pide tarjeta.

Para profundizar en la lectura de los documentos contables, lee cómo leer y controlar las cuentas de tu comunidad.

Esta preparación decide qué puede decirse en la sala: mira aprobar, salvar o rechazar las cuentas.