El administrador de fincas, explicado a la junta
Lo que debe hacer, lo que puede facturar aparte, lo que le debe entregar — y el procedimiento exacto para cambiarlo cuando ya nada avanza. Nueve capítulos, los artículos citados y, para cada uno, el artículo detallado si quiere profundizar.
El administrador no es el dueño del edificio ni quien decide por él: es el mandatario de la comunidad de propietarios, encargado de ejecutar lo que la junta ha aprobado. Casi todos los conflictos nacen de esa confusión — una junta que sabe exactamente qué exige el contrato consigue en tres correos lo que otra reclama durante un año.
- 1
Lo que hace un administrador — y lo que no
El administrador gestiona el edificio, lleva la contabilidad de la comunidad en una cuenta separada, ejecuta los acuerdos de la junta y representa a la comunidad ante los tribunales. No decide en lugar de la junta: fuera de urgencia, comprometer un gasto no aprobado es una falta que compromete su responsabilidad.
- Convoca la junta, redacta el acta y la notifica.
- Lleva la contabilidad de la comunidad en una cuenta bancaria separada.
- Solo puede iniciar obras no aprobadas si son urgentes — y debe convocar la junta sin demora.
Artículos 18 y 18-1 A de la ley de 10 de julio de 1965
El papel de la junta frente al administrador - 2
Profesional, voluntario o cooperativo: tres formas
El administrador profesional dispone de habilitación profesional y garantía financiera. El administrador voluntario es un propietario elegido por la junta, sin retribución de gestión. La forma cooperativa atribuye la función a la propia junta directiva, cuyo presidente pasa a ser administrador.
- La forma voluntaria encaja en comunidades pequeñas, sin empleados ni instalaciones colectivas complejas.
- Sigue sujeta a las mismas obligaciones contables y de convocatoria que un profesional.
- El cambio se aprueba en junta y presupone que alguien asuma realmente la carga.
Artículos 14 y 17-2 de la ley de 10 de julio de 1965
Pasar a administrador voluntario: lo que implica - 3
El contrato: cuota fija y servicios adicionales
Desde 2015 el contrato del administrador sigue un modelo reglamentario: una cuota anual cubre la gestión corriente y una lista tasada de servicios puede facturarse aparte. Todo lo que no figura en esa lista se entiende incluido en la cuota — la mejor defensa de una junta ante una factura inesperada.
- La cuota cubre la gestión corriente: convocatorias, contabilidad, derramas, junta anual.
- Los servicios adicionales — obras, transmisiones, litigios — están tasados.
- El contrato se aprueba en junta por la mayoría del artículo 25, con duración e importe.
- Un servicio ausente de la lista reglamentaria no puede dar lugar a un suplemento.
Decreto n.º 2015-342 de 26 de marzo de 2015 (contrato tipo)
Leer el contrato del administrador: cuota y servicios adicionales - 4
Lo que el administrador debe entregarle
Un espacio en línea seguro es obligatorio, con un mínimo de documentos accesibles a los propietarios y un acceso ampliado para los miembros de la junta. Es una obligación legal, no un servicio comercial: su ausencia se denuncia, no se negocia.
- Reglamento de la comunidad, actas, contratos vigentes, ficha resumen del edificio.
- La junta accede además a la documentación de los contratos y a los extractos de la cuenta separada.
- Los justificantes de gastos pueden consultarse entre la convocatoria y la junta.
Artículos 18 y 18-1 de la ley de 10 de julio de 1965
El extranet de la comunidad: lo que debe contener - 5
Controlar las cuentas sin ser contable
El control empieza por los anexos contables adjuntos a la convocatoria. No se busca un error de asiento: se buscan desviaciones entre el presupuesto aprobado y el ejecutado, y partidas que crecen de un año a otro sin explicación.
- Compare lo ejecutado con lo presupuestado, partida a partida, en dos ejercicios.
- Pida los justificantes de las partidas que más se mueven.
- Compruebe que el fondo de obras está en una cuenta separada y no diluido en la corriente.
Artículo 21 de la ley de 10 de julio de 1965
Leer los anexos contables de la comunidad - 6
Cuando el administrador no responde
El silencio es el primer motivo de conflicto y el más fácil de documentar. Pasar del correo a la carta certificada lo cambia todo: abre un plazo, deja rastro y convierte una insatisfacción en un incumplimiento contractual oponible en junta.
- Reitere la petición por escrito, citando la cláusula o el artículo aplicable.
- Pase a la carta certificada cuando un recordatorio quede sin respuesta.
- Anote las fechas: ese registro pesará en la votación de renovación.
Artículo 18 de la ley de 10 de julio de 1965
El administrador no responde: cómo actuar - 7
Someter los contratos a concurrencia
Por encima de un umbral fijado por la propia junta, los contratos deben someterse a concurrencia y la junta directiva debe ser consultada. Es la palanca más eficaz sobre los gastos: no exige conflicto alguno, solo método y algo de antelación.
- La junta fija el umbral a partir del cual la concurrencia es obligatoria.
- Las ofertas competidoras deben adjuntarse a la convocatoria, no presentarse en la sala.
- La junta directiva emite un informe escrito por encima de su propio umbral.
Artículo 21 de la ley de 10 de julio de 1965
Concurrencia de contratos: umbrales y método - 8
Cambiar de administrador
Un cambio de administrador se prepara seis meses antes de la junta, no tres semanas antes. El nombramiento del nuevo y el fin del mandato del anterior se votan en junta: es un punto que hay que incluir en el orden del día, con los contratos competidores adjuntos.
- Consulte a varios administradores y pida su proyecto de contrato, no un folleto.
- Incluya el punto en el orden del día antes del envío de la convocatoria.
- El nombramiento se vota por la mayoría del artículo 25, con posible paso al artículo 24.
- Fije en el propio acuerdo la fecha de efecto y la entrega del archivo.
Artículos 25 y 25-1 de la ley de 10 de julio de 1965
Cambiar de administrador: el calendario completo - 9
Revocar al administrador durante el mandato
La revocación es posible, pero no se improvisa: exige un motivo legítimo, un punto en el orden del día y, en la práctica, el nombramiento de un sucesor en la misma junta. Una comunidad sin administrador debe pedir su nombramiento judicial.
- El punto debe figurar en el orden del día: no puede surgir en la sala.
- Vote el nombramiento del sucesor en la misma junta, justo después de la revocación.
- Una revocación sin motivo legítimo puede dar lugar a daños y perjuicios.
Artículo 18 (mandato) y artículo 25 (nombramiento) de la ley de 10 de julio de 1965
Revocar al administrador: requisitos y procedimiento
Cuatro señales que la junta no debe ignorar
Ninguna es grave por sí sola. Tres juntas en el mismo ejercicio, y la renovación merece plantearse en la junta general.
Las peticiones escritas quedan sin respuesta
Dos recordatorios sin retorno sobre un documento o una oferta: ya no es un retraso, es una forma de funcionar.
El espacio en línea está vacío o caducado
Actas que se detienen hace tres años, contratos ausentes: la obligación no se cumple.
Los mismos proveedores, año tras año
Ninguna oferta competidora adjunta a la convocatoria en varios ejercicios, pese a superarse el umbral.
Los justificantes nunca llegan
Una partida que sube un 30 % y cuyas facturas no se consiguen no se explica sola.
Estas herramientas son ayudas de cálculo, facilitadas a título orientativo. No sustituyen al reglamento de la comunidad, ni al acta de la junta, ni al criterio de un profesional: en caso de discrepancia, prevalecen los documentos de su comunidad.
Preguntas frecuentes sobre el administrador de fincas
Para ejecutar los acuerdos de la junta general y gestionar el edificio a diario: convocatorias, contabilidad en cuenta separada, derramas, mantenimiento corriente, representación de la comunidad ante los tribunales. No tiene poder de decisión propio fuera de la urgencia.
El administrador gestiona el edificio. La junta guarda la memoria.
Esta guía sirve una vez. Lo que falta el resto del año es el rastro: la petición enviada en marzo, la oferta comparada en junio, la foto del daño por agua antes de la reparación. Sin él, cada conversación con el administrador empieza de cero. CoproHarmony conserva ese hilo, y la junta llega a la reunión con fechas.
Crear mi espacio gratisGratis para empezar · Sin tarjeta bancaria · Listo en 45 segundos