Extranet de la comunidad: qué debe contener de verdad

Un extranet vacío es una obligación incumplida, no una función desactivada. Y corresponde a la junta señalarlo.

Casi todas las comunidades disponen hoy de un «espacio en línea» que ofrece su administrador. Muchas juntas no entran nunca, convencidas de que es un servicio comercial opcional. Es una obligación, y su contenido está regulado.

Una obligación, no una opción

El administrador debe poner a disposición un espacio en línea seguro con acceso a los documentos de la comunidad. La obligación rige para los administradores profesionales desde 2015 y después se extendió al resto.

Puede dispensarse, pero solo mediante acuerdo de la junta general con la mayoría exigida: mientras no se vote, la ausencia de extranet es un incumplimiento, no una elección.

Dos niveles de acceso, y es lógico

Lo accesible no es igual para todos, y esa diferencia no es un agravio: deriva de la naturaleza de los documentos.

• Cualquier propietario accede a los estatutos, a las últimas actas, a los contratos vigentes y a su propia cuenta.
• La junta accede además a lo que exige su función de control: extractos bancarios, cuentas de la comunidad, presupuestos y facturas de proveedores, procedimientos en curso.

La segunda línea es la que más ignoran las juntas. Y lo cambia todo: son justo los documentos necesarios para controlar la gestión sin pedirlos uno a uno. Mira el control de cuentas y los documentos de la junta.

El problema real no es la ausencia, es el vacío

En la práctica el extranet casi siempre existe. Lo que falta son los documentos: tres actas, unos estatutos escaneados torcidos, ningún presupuesto, ningún extracto y una pestaña de contabilidad vacía desde hace dos ejercicios.

Un espacio vacío cumple la forma, no el fondo. La comprobación lleva diez minutos, con capturas de pantalla, y conviene más formalizarla que lamentarla en una reunión.

Pedir un documento que el extranet ya debería contener es pagar dos veces el mismo servicio.

Qué puede hacer la junta

• Comprobar que cada miembro tiene acceso en su nivel, y no un simple acceso de propietario.
• Listar lo que falta frente a lo que debería estar, documento a documento.
• Enviar esa lista al administrador por escrito, con un plazo razonable.
• Incluir el asunto en el orden del día si nada se mueve.

El tercer paso basta en la mayoría de los casos: un incumplimiento documentado por escrito se corrige antes que un reproche verbal. Mira qué hacer si el administrador no responde.

Extranet del administrador y herramienta de la junta: dos necesidades

El extranet está pensado para la relación entre administrador y propietarios: publica documentos oficiales, en un solo sentido. No está pensado para el trabajo diario de una junta, que es colaborativo y mucho más vivo.

• Seguir una incidencia desde el aviso hasta su resolución.
• Comparar presupuestos entre varios, con los comentarios de cada uno.
• Preparar una junta, reunión tras reunión.
• Conservar la memoria del edificio cuando cambia la composición.
• Informar a los vecinos sin depender del calendario del administrador.

Estos usos no sustituyen al extranet, ni el extranet los sustituye a ellos. Mira digitalizar la junta.

Cuidado con los datos personales

Un extranet contiene información nominativa: lista de propietarios, cuentas individuales y a veces procedimientos en curso. El acceso ampliado de la junta va acompañado de un deber de discreción, y difundir algo fuera de ese marco expone personalmente a sus miembros. Mira la protección de datos en la junta.

Al cambiar de administrador

El extranet del administrador saliente desaparece con él. Los documentos no recuperados antes del fin del mandato quedan, en la práctica, perdidos para la junta, aunque sigan siendo debidos. Es el momento de descargarlo todo. Mira cambiar de administrador y conservar el archivo.

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