Archivo de la comunidad: qué guardar, cuánto tiempo y dónde

El día que necesites un acta de 2009 estará en una caja, o en ninguna parte.

Una comunidad produce cada año un centenar de documentos: convocatorias, actas, cuentas, contratos, presupuestos, facturas, informes y cartas. En treinta años eso es una memoria considerable, y justo lo que falta el día en que hay que probar algo.

El archivo corresponde al administrador, pero la memoria práctica descansa a menudo en la junta, el único órgano cuya composición cambia más despacio que la empresa administradora.

Documentos que se conservan sin límite

• Los estatutos y la división horizontal, con todas sus modificaciones.
• Las actas de junta, año por año, sin excepción.
• Los planos del edificio y la documentación de su construcción.
• La documentación de obras estructurales: recepción, garantías y seguros de obra.
• Servidumbres, convenios con terceros y escrituras de división.

No tienen plazo útil de conservación: fundan la existencia misma de la comunidad. El primero se trata en los estatutos y el segundo en las actas de junta.

Documentos con plazo limitado

Para el resto, los plazos varían según el documento y el tiempo durante el cual sigue siendo posible actuar. Las grandes familias:

• Cuentas anuales, presupuestos y justificantes: varios años tras su aprobación.
• Contratos de servicios: toda su vigencia y algunos años después.
• Facturas de obra: al menos durante las garantías asociadas.
• Informes obligatorios: hasta su renovación, guardando el anterior para comparar.
• Cartas y requerimientos: mientras el litigio siga abierto, y después.

Los plazos exactos varían y cambian: pregúntalos al administrador en lugar de tirar por intuición. En la duda, un documento guardado no cuesta nada; uno destruido no se recupera.

El problema real no es el plazo, es el acceso

En la práctica los documentos casi siempre existen en algún sitio. El problema es que están en la administración, en papel, y un miembro de la junta debe pedir cita para consultarlos.

Resultado: nadie comprueba nada. Eso bloquea la revisión de cuentas, la preparación de obras y el informe anual. Mira qué documentos puede obtener la junta.

Qué puede montar la junta

• Digitalizar sobre la marcha en vez de abordar treinta años de golpe.
• Nombrar los archivos con la fecha delante, para un orden cronológico automático.
• Separar lo permanente de lo ligado a un ejercicio.
• Guardar una copia fuera del ordenador de un solo miembro.
• Prever la transmisión al siguiente mandato, con los accesos.

Este último punto es el que más falla: mira un relevo de junta bien hecho.

Archivo y datos personales

No todo se conserva indefinidamente. Los documentos con datos personales —correspondencia sobre impagos, intercambios nominativos, datos de antiguos ocupantes— no deben guardarse más de lo necesario.

Es el principio de limitación del plazo de conservación, detallado en el RGPD aplicado a la junta. No se opone al archivo: lo estructura.

Una comunidad no pierde su archivo: pierde el acceso a su archivo, que viene a ser exactamente lo mismo.

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