Acta de la junta general: qué debe contener y cómo revisarla

El acta es la única prueba de lo acordado. Un acta imprecisa convierte un acuerdo en discutible durante años.

Terminada la junta, todo descansa en un solo documento: el acta. Da fe de lo votado, por quién y con qué mayoría. Tres años después, cuando una empresa discuta un encargo o un propietario rechace un gasto, nadie recordará la sala: solo quedará el acta.

Redactarla corresponde al administrador, pero releerla es uno de los controles más útiles de la junta, cuyos miembros suelen haber formado parte de la mesa.

Qué debe contener el acta

• La identificación de la comunidad, la fecha, el lugar y la forma de celebración.
• La composición de la mesa: presidente, secretario y escrutadores.
• La lista de asistentes, con presentes, representados y votos por correspondencia.
• El texto de cada acuerdo sometido a votación, con su redacción exacta.
• El resultado acuerdo por acuerdo, con la mayoría aplicada.
• El nombre de los propietarios disidentes o ausentes y los votos correspondientes.

Este último punto es el más descuidado y el más importante: determina quién puede impugnar y desde cuándo corre el plazo. Mira cómo impugnar un acuerdo de junta.

Los errores más frecuentes

• Un acuerdo resumido en lugar de reproducido: «obras de fachada aprobadas» no dice importe, empresa ni presupuesto.
• Un resultado expresado en número de propietarios en vez de en cuotas.
• Disidentes no nombrados.
• Un acuerdo adoptado sin indicar la mayoría aplicada.
• Decisiones sobre puntos no incluidos en el orden del día, que no pueden dar lugar a un acuerdo válido.

El primer punto es el que más cuesta en la práctica: un año después nadie sabe qué presupuesto se aprobó. Llevar importes y referencias al texto del acuerdo forma parte de preparar el orden del día.

La notificación y el plazo que abre

El acta debe notificarse a los propietarios poco después de la junta. No es un trámite: abre el plazo durante el cual un propietario disidente o ausente puede actuar contra los acuerdos.

La prueba de la notificación resulta por tanto esencial, y ahí la vía electrónica cambia las costumbres: mira las reglas de notificación electrónica.

Qué debe releer la junta

Una revisión útil lleva quince minutos y se centra en cuatro puntos: ¿coinciden los importes votados con los presupuestos presentados?, ¿son coherentes las mayorías indicadas?, ¿están nombrados los disidentes?, ¿se identifican claramente los puntos aplazados?

Si hay un error, se comunica al administrador de inmediato y por escrito: cuanto más tiempo pasa, más difícil es corregirlo. El acta pasa después al archivo permanente: mira qué conservar y durante cuánto tiempo.

El acta, materia prima del informe anual

Las actas sucesivas cuentan la historia de la comunidad: lo votado, lo aplazado y lo nunca ejecutado. Son la primera fuente de la junta para rendir cuentas de su mandato.

Una junta que relee tres ejercicios detecta al instante los acuerdos sin ejecutar. Es también lo que produce un buen informe anual de la junta.

Lo que no está escrito en el acta, tres años después, nunca se decidió.

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