Contrato de administrador: cuota fija, servicios extra y honorarios que vigilar

La cuota anunciada casi nunca es lo que la comunidad paga de verdad. La diferencia se esconde en los extras.

Dos administradores anuncian una cuota anual parecida y, sin embargo, uno cuesta a la comunidad un 30 % más. La explicación rara vez está en la cuota: está en todo lo que queda fuera, los servicios facturados aparte, cuyo volumen depende de cómo se gestione el edificio.

Revisar el contrato del administrador es una de las tareas más rentables de la junta. No exige conocimientos jurídicos: solo método y acceso a las facturas de los ejercicios anteriores.

Qué cubre la gestión ordinaria

El contrato se apoya en un modelo: una lista de tareas ordinarias retribuidas mediante una cuota anual y, aparte, una lista cerrada de servicios facturables. Lo que entra en la gestión ordinaria no puede refacturarse, por mucho tiempo que consuma.

• Contabilidad, giro de cuotas y gestión de las cuentas bancarias.
• Convocatoria y celebración de la junta anual, redacción y envío del acta.
• Gestión corriente de los contratos de mantenimiento y de los siniestros sencillos.
• Puesta a disposición de los documentos y trato con la junta.
• Archivo y transmisión de la documentación obligatoria.

Los extras que inflan la factura

Las partidas que realmente diferencian a un administrador de otro son pocas y se repiten cada ejercicio:

• Juntas adicionales y reuniones de la junta por encima de un número pactado.
• Seguimiento de obras, facturado como porcentaje del importe: la partida más pesada.
• Gestión de impagos y actuaciones de reclamación.
• Certificados y documentos ligados a las transmisiones.
• Copias, envíos certificados, desplazamientos y horas de asistencia.

El porcentaje sobre obras merece atención especial: en una fachada puede suponer miles de euros. Mira cómo preparar una rehabilitación de fachada e incluye esos honorarios en el presupuesto desde el principio.

El método: partir de las facturas, no del contrato

Comparar dos contratos sobre el papel sirve de poco. Lo correcto es tomar los tres últimos ejercicios, sumar todo lo facturado por el administrador —cuota más extras— y dividirlo entre el número de viviendas.

Esa cifra sí es comparable. A menudo revela que el administrador «más barato» no lo era. Es el mismo razonamiento que al comparar presupuestos de obras: el precio anunciado no es el precio pagado.

La concurrencia

La junta debe someter el contrato a concurrencia con cierta regularidad y presentar las ofertas recibidas. Es una tarea que suele omitirse, porque lleva tiempo y se percibe como una desautorización del administrador actual.

No lo es: pedir ofertas no es cambiar de administrador. Es comprobar el precio de mercado y, a menudo, renegociar con el actual. Si el cambio se impone, el procedimiento está en cambiar de administrador.

Cláusulas que leer con atención

• La duración: un contrato largo congela condiciones; uno corto obliga a licitar a menudo.
• Las condiciones de resolución y el preaviso aplicable.
• La tarifa horaria de asistencia y el umbral a partir del cual se aplica.
• La lista de servicios facturables y su precio unitario, partida por partida.
• El acceso de la junta a los documentos contables: un acceso difícil hace ilusorio cualquier control.

Este último punto condiciona toda la función de control: mira cómo revisar las cuentas y qué documentos puede obtener la junta.

El coste real de un administrador no está en su cuota, sino en el total facturado en tres ejercicios.

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Si el control revela incumplimientos repetidos, mira cesar al administrador antes del término.