Tabla de seguimiento de obras en la comunidad: el modelo para rellenar

Una obra sin tabla de seguimiento es una obra de la que nadie sabe decir en qué punto está. Estas son las 10 columnas que bastan, y qué anotar en ellas.

La rehabilitación de fachada debía durar cuatro meses y lleva siete. Nadie sabe exactamente cuándo empezó el retraso ni quién validó qué. A la hora de hablar de penalizaciones, la junta solo tiene recuerdos frente a los informes de la empresa.

Es la situación clásica cuando el seguimiento no existe por escrito. Una tabla de seguimiento no acelera la obra, pero permite a la junta decir en cualquier momento en qué punto está cada partida y quién espera qué.

Las 10 columnas que bastan

Una tabla útil cabe en una página. Las tablas de veinte columnas no se rellenan nunca. Esta es la estructura mínima que cubre las necesidades reales de una junta.

1. Denominación de la partida: «rehabilitación fachada norte», no «obras». Un nombre preciso evita confundir dos partidas de la misma obra.
2. Empresa e interlocutor: nombre, teléfono directo, correo. La persona que responde, no la centralita.
3. Importe aprobado en junta: la cifra del acuerdo, con su número y su fecha.
4. Importe comprometido a la fecha: lo facturado y pagado. La diferencia con lo aprobado es tu indicador principal.
5. Fecha de inicio prevista y real: dos columnas distintas, nunca una sola.
6. Fecha de fin prevista y real: igual. Ese par es lo que documenta el retraso.
7. Estado: por iniciar, en curso, en espera, recibida, subsanando reservas. Cinco estados bastan.
8. Último contacto: fecha y naturaleza del último intercambio con la empresa. La columna más útil en un litigio.
9. Reservas: lo detectado en la recepción y pendiente de corregir.
10. Adjuntos: presupuesto, orden de trabajo, acta de recepción, fotos.

El ciclo de vida de una obra, en cinco etapas

1. Antes de la votación

La tabla empieza antes de la junta: varios presupuestos comparados sobre las mismas bases, con las diferencias de precio y de alcance. Nuestro artículo sobre cómo comparar presupuestos sin equivocarse detalla los puntos a alinear.

2. Después de la votación

Anota el número de acuerdo, el importe exacto aprobado y las condiciones. Es la línea que se releerá dentro de dos años cuando alguien pregunte qué se aprobó exactamente.

3. Durante la obra

Una línea por intercambio relevante: visita de obra, reclamación, cambio solicitado. Fecha todo. Una obra que se tuerce genera siempre correspondencia abundante; mejor que esté ordenada.

4. En la recepción

Registra las reservas una a una, con una foto de cada una. Una reserva descrita sin foto es una reserva discutible.

5. Después de la recepción

Sigue la subsanación de reservas y anota las fechas de garantía. Un equipo nuevo cuya garantía vence sin que nadie se dé cuenta sale caro tres años después.

Por qué las fotos fechadas lo cambian todo

En un litigio de obras la pregunta casi nunca es si estuvo mal hecho, sino si puedes probar en qué estado estaba, y cuándo.

Una foto hecha con el móvil, enviada por correo y rescatada tres años después de una bandeja de entrada no vale lo mismo que una foto vinculada a una incidencia fechada, en un expediente que toda la junta puede consultar. Es la diferencia entre un recuerdo y una prueba.

Lo que no está fechado no existe: vale para una obra igual que para una incidencia.

De la hoja de cálculo a la herramienta compartida

Una hoja de cálculo funciona, hasta que deja de hacerlo: circulan tres versiones, la última está en el ordenador de alguien que ha dimitido y las fotos están en otro sitio. La tabla de seguimiento muere casi siempre por aislamiento, no por su estructura.

CoproHarmony convierte estas columnas en un seguimiento compartido: cada obra y cada incidencia tiene su historial fechado, sus fotos y sus documentos adjuntos, accesibles a todos los miembros de la junta. Y al llegar la junta general, todo se exporta en PDF. Crea tu espacio gratis para empezar tu primera tabla de seguimiento.

Para planificar más allá de la obra en curso, mira cómo crear un plan plurianual de obras, y para el rastro de los desperfectos del día a día, el registro de incidencias.

La tabla solo se cierra tras el levantamiento de las reservas.