Registro de incidencias de la comunidad: qué anotar, qué fotos y cuánto tiempo

Una filtración comunicada tres veces en dos años se convierte en un expediente sólido, siempre que se hayan guardado las fechas y las fotos. Esto es lo que hay que registrar.

Aparece una mancha de humedad en el techo del portal. Alguien lo comunica al administrador. Seis meses después la mancha se ha duplicado, otro propietario lo comunica a su vez, y el administrador responde que nunca fue avisado. Nadie puede demostrar lo contrario.

El registro de incidencias sirve exactamente para eso: convertir una serie de avisos dispersos en un expediente fechado. No es un formalismo ni un arma: es lo que permite decir, dos años después, que el problema se conocía desde el primer día.

Las 9 informaciones que registrar

Una incidencia bien registrada lleva dos minutos. Una incidencia mal registrada no sirve para nada.

1. Fecha y hora de la constatación, no la de introducción en el sistema.
2. Ubicación precisa: «portal edificio A, esquina noroeste del techo», no «en el portal».
3. Naturaleza del desperfecto, descrita de forma factual: lo que se ve, se oye o se huele.
4. Quién lo constató: nombre y condición (propietario, conserje, miembro de la junta).
5. A quién se avisó, cuándo y por qué canal: el punto que más se olvida y el más decisivo.
6. Gravedad y urgencia: distingue lo que amenaza la seguridad de lo meramente estético.
7. Fotos fechadas, tomadas el mismo día de la constatación.
8. Actuaciones: intervención, presupuesto solicitado, parte al seguro, reclamación.
9. Fecha de cierre y estado final: resuelta, recurrente o archivada.

La foto que sirve y la que no

Una foto útil cumple tres reglas simples. Primero, un plano general que sitúe el desperfecto en el edificio: un primer plano de una grieta no prueba dónde está. Segundo, un plano cercano nítido, con algo que dé escala: una moneda, un metro, una mano. Y tercero, una foto de seguimiento tomada en el mismo sitio y con el mismo ángulo semanas después: la comparación es la que demuestra la evolución.

Lo que no sirve: una foto borrosa, una foto sin contexto y una foto que nadie puede fechar. Una imagen separada de su fecha pierde casi todo su valor.

Qué prohíbe fotografiar la normativa de datos

El registro documenta desperfectos del edificio, no personas. Evita fotografiar a ocupantes identificables, matrículas o el interior de una vivienda privada sin el consentimiento escrito de su ocupante.

Evita también nombrar a un propietario en la descripción cuando no sea necesario: «daños por agua procedentes del piso 12» basta y sigue siendo factual. Nuestro artículo sobre la protección de datos en la comunidad detalla los hábitos que debe adoptar la junta.

El registro documenta un edificio, no a sus habitantes.

Cuánto tiempo conservar

Ajusta el plazo de conservación al uso posible del expediente. Una incidencia ligada a obras recientes puede seguir siendo útil durante toda la vigencia de las garantías, potencialmente diez años. Una incidencia ligada a un siniestro asegurado debe conservarse al menos mientras dure el procedimiento y sus consecuencias.

En la práctica, conserva a largo plazo las incidencias estructurales y depura las menores ya resueltas al cabo de unos años. Lo que nunca debes borrar es una incidencia recurrente: su repetición es justamente lo que le da valor probatorio.

Tres usos concretos

• En la junta general: un historial con cifras sustituye con ventaja a un debate de impresiones. «Once averías de ascensor en dieciocho meses» gana una votación que «se avería mucho» no ganará nunca.
• Ante el seguro: un parte apoyado en constataciones fechadas y fotografiadas se tramita más rápido y se discute menos. Ver siniestro y seguro en la comunidad.
• Ante una empresa: la repetición documentada del mismo desperfecto tras una intervención es el argumento central para activar una garantía.

Del cuaderno al registro compartido

El registro que lleva una sola persona desaparece con ella. Es el defecto principal del cuaderno de papel y del archivo personal: al renovarse la junta, el historial se evapora. Mira cómo lograr un buen relevo entre miembros.

Con CoproHarmony cada incidencia se registra con su fecha, sus fotos, su responsable y su historial completo, visible para toda la junta. La lista entera o una incidencia concreta se exporta en PDF: para la junta, para el seguro o para el informe anual. Crea tu espacio gratis, sin tarjeta bancaria.

Para el método de comunicación en sí, lee el método sencillo para comunicar y seguir una incidencia, y para las obras, la tabla de seguimiento de obras.

Dos usos lo hacen imprescindible: seguir una humedad en el tiempo y justificar una intervención urgente.