Ordre du jour d’assemblée générale : ce que le conseil syndical doit y faire inscrire

Une question mal rédigée n’est pas votable, et une question envoyée trop tard n’est pas inscrite. Voici comment faire inscrire vos sujets, et comment les formuler.

Chaque année, des conseils syndicaux découvrent en recevant la convocation que le sujet qu’ils portaient depuis six mois n’y figure pas. Parfois par oubli du syndic, souvent parce que la demande est arrivée après la préparation de l’ordre du jour, ou dans une forme inexploitable.

L’ordre du jour n’est pas une liste de thèmes : c’est la liste de ce sur quoi l’assemblée pourra voter. Ce qui n’y figure pas ne peut pas donner lieu à une décision valable, même si tout le monde est d’accord le jour J. D’où l’importance de la formulation autant que du calendrier.

Le calendrier, qui décide de tout

Adressez vos demandes d’inscription au syndic **au moins deux mois avant la date prévue de l’assemblée**, et n’attendez pas d’avoir tous les devis pour envoyer la demande : envoyez d’abord l’intitulé, les pièces suivront. Une question annoncée tôt est une question qui trouve sa place.

Repère utile : si vous demandez un devis en même temps que l’inscription, vous êtes déjà en retard. Voyez la demande de devis au syndic, qui doit partir avant.

Rédiger une question réellement votable

Une résolution votable répond à quatre questions : quoi, combien, par qui, et sur quelle base. « Réfection de l’étanchéité de la terrasse » n’est pas votable. « Approbation des travaux de réfection de l’étanchéité de la terrasse du bâtiment B, pour un montant de X € TTC, confiés à l’entreprise Y selon le devis du [date] annexé à la convocation » l’est.

Attention au piège classique : une question ouverte du type « discussion sur l’état des parties communes » ne débouche sur aucune décision. Si vous voulez une décision, rédigez une résolution ; si vous voulez seulement informer, prévoyez un point d’information distinct, clairement identifié comme tel.

Le modèle de demande d’inscription

1. Objet : demande d’inscription de questions à l’ordre du jour de l’assemblée générale du [date] — copropriété [nom].
2. Madame, Monsieur, en application de la mission du conseil syndical d’assistance à la préparation de l’assemblée générale, nous vous demandons d’inscrire à l’ordre du jour les questions suivantes.
3. Question 1 : [intitulé complet de la résolution, avec montant, prestataire et référence du devis annexé].
4. Pièces jointes correspondantes : [liste des documents à joindre à la convocation].
5. Question 2 : [idem].
6. Nous vous remercions de nous confirmer par retour l’inscription de ces questions, ainsi que la date d’envoi prévue de la convocation.
7. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. [Nom], [fonction], le [date].

Ce qui n’est pas à l’ordre du jour n’existe pas juridiquement, quel que soit le consensus dans la salle.

Les cinq sujets que le conseil syndical oublie souvent

• Le rapport annuel du conseil syndical lui-même, à annoncer comme point de l’ordre du jour — voyez le modèle prêt à remplir.
• Le renouvellement des membres du conseil syndical arrivant à échéance.
• Les contrats à échéance dans l’année à venir, qu’il faudra remettre en concurrence.
• Les travaux repérés lors de la visite annuelle — voyez la check-list de visite.
• Le suivi des décisions votées l’an dernier et restées sans exécution.

Vérifier la convocation dès sa réception

Le jour où la convocation arrive, faites une seule chose avant tout le reste : vérifier que vos questions y figurent, dans la formulation demandée, avec leurs annexes. Une erreur détectée à ce moment-là peut encore se corriger ; détectée en séance, elle vous coûte une année.

Pour la préparation d’ensemble, voyez comment préparer votre conseil syndical avant l’assemblée générale et le guide complet de l’assemblée générale.

Ne rien perdre entre deux assemblées

La plupart des sujets oubliés à l’ordre du jour n’ont pas été oubliés : ils ont été perdus. Décidés en réunion de conseil, notés sur un carnet, jamais repris. Avec CoproHarmony, chaque décision et chaque incident reste consultable toute l’année, prêt à devenir une résolution. Créez votre espace gratuitement.

Si une résolution votée vous paraît irrégulière, lisez comment contester une décision d’assemblée générale dans les délais.