Recoger delegaciones antes de la junta general: qué puede hacer la junta de propietarios

Una junta que no alcanza la mayoría en una votación importante cuesta un año entero. Movilizar a los ausentes es legítimo, dentro de un marco preciso.

El escenario es frustrante: un proyecto preparado durante meses, presupuestos comparados, un plan de financiación, y el día de la junta los votos presentes o representados no bastan. La decisión se aplaza un año, los presupuestos caducan y todo vuelve a empezar.

Movilizar a los propietarios ausentes es, por tanto, una tarea natural de la junta. Pero las reglas sobre delegaciones son precisas y los errores invalidan votaciones.

Las reglas que conviene conocer

• Un propietario ausente puede delegar en la persona que elija, sea o no propietaria.
• Una misma persona no puede, en principio, acumular más de tres delegaciones, salvo si el total de votos que representa se mantiene por debajo de un umbral referido al conjunto de la comunidad.
• El administrador, sus empleados y sus allegados no pueden recibir delegación: la incompatibilidad que más se ignora.
• La delegación debe estar fechada y firmada a mano por quien la otorga.
• Se entrega al representante o se envía al administrador antes de la junta.

Estas reglas evolucionan y varían según el tamaño de la comunidad: ante la duda en un caso concreto, confírmalo con un profesional antes de la junta y no después.

Lo que la junta puede hacer

Informar, explicar y proponer. Una junta de propietarios está plenamente legitimada para escribir a los propietarios con antelación, presentar los acuerdos importantes, explicar su posición y recordar que la delegación permite participar sin asistir.

Es incluso una de las principales razones de ser de su comunicación: mira cómo comunicar mejor con los propietarios. Quien entiende lo que está en juego acude o delega; quien recibe una convocatoria sin contexto no hace ni lo uno ni lo otro.

Lo que conviene evitar

• Hacer firmar delegaciones en blanco: quien delega debe saber a quién confía su voto.
• Concentrar delegaciones en una sola persona más allá de lo permitido: el exceso debilita las votaciones afectadas.
• Presentar la solicitud como si viniera del administrador: viene de la junta, y debe decirlo.
• Prometer un voto a cambio de una delegación: el representante debe votar conforme a las instrucciones recibidas.

Una delegación se pide explicando lo que está en juego, nunca haciendo firmar una hoja en blanco.

El método, en el calendario

1. En cuanto salga la convocatoria, envía una nota explicando los dos o tres acuerdos estructurales y la opinión de la junta sobre cada uno.
2. Recuerda la posibilidad de delegar, indicando el formulario adjunto y la fecha límite de envío al administrador.
3. Reclama una semana antes, dirigiéndote a los propietarios habitualmente ausentes.
4. El día de la junta, comprueba con el administrador el recuento de votos representados antes de abrir las votaciones.

La nota explicativa es también el momento de presentar el informe anual de la junta de propietarios, que da a los ausentes la materia para decidir.

Preparar en lugar de remediar

Una votación ganada gracias a las delegaciones es ante todo una votación bien preparada: acuerdos redactados para poder votarse —mira el orden del día— y presupuestos obtenidos a tiempo, algo que facilita la solicitud de presupuestos al administrador.

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Comprueba de paso que todos reciben la convocatoria: las reglas de notificación electrónica.

Existe una alternativa más simple para los ausentes: el voto por correspondencia.