Modelo de carta: pedir presupuestos al administrador de fincas (y obtener respuesta)

Pedir presupuestos al administrador parece sencillo. Obtener presupuestos comparables y a tiempo, mucho menos. Aquí tienes la carta y el método.

«Hemos pedido presupuestos al administrador». Esa frase, dicha en una reunión de la junta, suele encubrir una petición verbal, hecha hace dos meses, sin plazo ni alcance definido. Resultado: llega un único presupuesto tres días antes de la junta, imposible de comparar con nada.

Sin embargo, la petición de presupuestos es una de las pocas palancas concretas de la junta de propietarios. Bien formulada, produce ofertas comparables a tiempo. Mal formulada, produce retraso y una sola oferta: la de la empresa habitual del administrador.

Qué puede pedir la junta de propietarios

La junta asiste al administrador y controla su gestión. Participa en la concurrencia de ofertas por encima de los importes fijados por la junta general y opina sobre la elección de las empresas.

En la práctica puedes pedir: que se consulte a varias empresas, que se te comunique el pliego antes de enviarlo, que se te trasladen íntegros los presupuestos recibidos y que se expliciten los criterios de selección. Lo que no puedes hacer es firmar en lugar del administrador ni comprometer a la comunidad.

Los cinco elementos que hacen que una petición prospere

1. Un alcance escrito: describe con precisión la prestación. «Presupuesto para la renovación de la impermeabilización de la terraza del edificio B, unos 120 m²», no «presupuesto de impermeabilización».
2. Un número de empresas: pide explícitamente tres presupuestos. Sin cifra, recibirás uno.
3. Una fecha límite: fija un plazo compatible con el envío de la convocatoria, en general seis semanas antes.
4. Bases de comparación idénticas: mismos materiales, mismas garantías, mismo plazo de ejecución. Si no, los presupuestos no son comparables.
5. Comunicación íntegra: pide los presupuestos completos, no una tabla resumen redactada por el administrador.

La carta tipo

Envíala por correo electrónico con acuse de recibo, o por burofax si las reclamaciones anteriores quedaron sin respuesta. Sustituye lo que va entre corchetes.

1. Asunto: solicitud de concurrencia de ofertas — [naturaleza de las obras] — comunidad [nombre], [dirección].
2. Estimados señores: en calidad de [presidente / miembro] de la junta de propietarios de la comunidad [nombre], les dirijo la presente en el marco de la función de asistencia y control de la junta.
3. Objeto de las obras previstas: [descripción precisa, ubicación, superficie o cantidad, condicionantes conocidos].
4. Les solicitamos que consulten al menos a tres empresas sobre la base de un pliego idéntico, que precise: [materiales esperados, garantías exigidas, plazo de ejecución deseado, condiciones de intervención].
5. Les rogamos que nos comuniquen el pliego antes de su envío a las empresas, para que la junta pueda formular sus observaciones.
6. Los presupuestos recibidos deberán trasladarnos íntegros, a más tardar el [fecha], para permitir su examen antes del envío de la convocatoria de la junta general.
7. Les agradecemos igualmente que precisen, en su caso, cualquier vínculo existente entre su despacho y las empresas consultadas.
8. Quedamos a su disposición. Atentamente, [Nombre], [cargo], [fecha].

La reclamación, y cuándo pasar al burofax

Sin respuesta a los quince días, reclama por escrito recordando la fecha de tu solicitud inicial. Esa mención —«mi solicitud del 12 de marzo, sin respuesta»— es la que da peso a la reclamación y la que constituirá tu constancia.

Si la segunda reclamación no surte efecto, pasa al burofax e informa al conjunto de la junta. Esos intercambios fechados encontrarán su sitio en tu informe anual, en el apartado de relaciones con el administrador.

Una petición sin fecha límite no es una petición: es un deseo.

Una vez recibidos los presupuestos

Compáralos línea a línea, no por el importe total. Un presupuesto más barato que excluye la retirada de lo existente no es más barato. Nuestro artículo sobre la comparación de presupuestos de obras detalla la tabla a usar, y la tabla de seguimiento de obras toma el relevo en cuanto se aprueba el acuerdo.

Recuerda explicar tu gestión a los propietarios: una concurrencia llevada con seriedad es un argumento potente en junta, siempre que se cuente. Mira cómo comunicar mejor con los propietarios.

Deja constancia de todo

Solicitudes, reclamaciones, presupuestos recibidos, respuestas del administrador: nada de eso sirve si no lo encuentras después. Con CoproHarmony archivas presupuestos e intercambios en un mismo sitio, fechados y accesibles a todos los miembros de la junta, incluidos los que lleguen después de ti. Crea tu espacio gratis.