Procès-verbal d’assemblée générale : ce qu’il doit contenir et comment le vérifier

Le PV est la seule preuve de ce qui a été décidé. Un PV imprécis, c’est une décision qui devient discutable pendant des années.

Une fois l’assemblée terminée, tout repose sur un seul document : le procès-verbal. C’est lui qui fait foi de ce qui a été voté, par qui, et à quelle majorité. Trois ans plus tard, quand une entreprise conteste une commande ou qu’un copropriétaire refuse une charge, personne ne se souviendra de la séance — il ne restera que le PV.

Sa rédaction incombe au syndic, mais sa relecture est l’un des contrôles les plus utiles du conseil syndical, dont un membre a d’ailleurs souvent participé au bureau de séance.

Ce que le procès-verbal doit comporter

• L’identification de la copropriété, la date, le lieu et les modalités de tenue de l’assemblée.
• La composition du bureau : président de séance, secrétaire, scrutateurs.
• La feuille de présence, avec les copropriétaires présents, représentés et votant par correspondance.
• Le texte de chaque résolution soumise au vote, dans sa rédaction exacte.
• Le résultat du vote résolution par résolution, avec la majorité appliquée.
• Le nom des copropriétaires opposants ou défaillants, et le nombre de voix correspondant.

Ce dernier point est le plus souvent bâclé, et c’est le plus important : c’est lui qui détermine qui peut contester une décision et à partir de quand court le délai. Voyez contester une décision d’assemblée générale.

Les erreurs les plus fréquentes

• Une résolution résumée au lieu d’être reproduite : « travaux de façade votés » ne dit ni le montant, ni l’entreprise, ni le devis retenu.
• Un résultat de vote donné en nombre de copropriétaires plutôt qu’en tantièmes.
• L’oubli des opposants nommément désignés.
• Une résolution adoptée sans que la majorité appliquée soit précisée.
• Des décisions prises sur des questions non inscrites à l’ordre du jour, qui ne peuvent pas donner lieu à une résolution valable.

Le premier point est celui qui coûte le plus cher en pratique : un an après, plus personne ne sait quel devis a été voté. Reprendre les montants et les références dans le texte des résolutions relève de la préparation de l’ordre du jour.

La notification, et le délai qu’elle déclenche

Le procès-verbal doit être notifié aux copropriétaires dans un délai court après l’assemblée. Cette notification n’est pas une formalité : c’est elle qui fait courir le délai pendant lequel un copropriétaire opposant ou défaillant peut agir contre les décisions.

La preuve de la notification devient donc essentielle, et c’est là que la voie électronique change les habitudes : voyez les règles de notification électronique.

Ce que le conseil syndical doit relire

Une relecture utile prend quinze minutes et se concentre sur quatre points : les montants votés correspondent-ils aux devis présentés ? Les majorités indiquées sont-elles cohérentes avec la nature des décisions ? Les opposants sont-ils nommés ? Les questions reportées sont-elles clairement identifiées comme telles ?

Si une erreur est constatée, elle se signale immédiatement au syndic, par écrit : plus le temps passe, plus la correction devient délicate. Le PV rejoint ensuite les archives permanentes de la copropriété — voyez que conserver et combien de temps.

Le PV, matière première du rapport annuel

Les procès-verbaux successifs racontent l’histoire de la copropriété : ce qui a été voté, ce qui a été reporté, ce qui n’a jamais été exécuté. C’est la première source du conseil syndical pour rendre compte de son mandat.

Un conseil qui relit les PV des trois derniers exercices repère immédiatement les décisions restées sans suite. C’est aussi ce que produit un rapport annuel du conseil syndical bien construit.

Ce qui n’est pas écrit dans le procès-verbal n’a, trois ans plus tard, jamais été décidé.

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