Collecter les pouvoirs avant l’assemblée générale : ce que le conseil syndical peut faire

Une assemblée qui n’atteint pas la majorité sur un vote important, c’est un an de perdu. Mobiliser les absents est légitime — dans un cadre précis.

Le scénario est frustrant : un projet préparé pendant des mois, des devis comparés, un plan de financement — et le jour de l’assemblée, le nombre de voix présentes ou représentées ne suffit pas à emporter la décision. Le vote est reporté d’un an, les devis expirent, tout est à refaire.

Mobiliser les copropriétaires absents est donc une mission naturelle du conseil syndical. Encore faut-il connaître le cadre, parce qu’en matière de pouvoirs, les règles sont précises et les erreurs invalidantes.

Les règles à connaître

• Un copropriétaire absent peut donner pouvoir à une personne de son choix, copropriétaire ou non.
• Une même personne ne peut en principe pas détenir plus de trois pouvoirs, sauf si le total des voix qu’elle porte reste sous un seuil rapporté à l’ensemble des voix du syndicat.
• Le syndic, ses préposés et ses proches ne peuvent pas recevoir de pouvoir : c’est l’incompatibilité la plus souvent ignorée.
• Le pouvoir doit être daté et signé de la main du mandant pour être valable.
• Il se remet au mandataire ou s’adresse au syndic avant la tenue de l’assemblée.

Ces règles évoluent et comportent des nuances selon la taille de la copropriété : en cas de doute sur un cas précis, faites-les confirmer par un professionnel avant l’assemblée plutôt qu’après.

Ce que le conseil syndical peut faire

Informer, expliquer, et proposer. Un conseil syndical a toute légitimité à écrire aux copropriétaires en amont pour présenter les résolutions importantes, expliquer sa position et rappeler qu’un pouvoir permet de participer sans être présent.

C’est même l’une des principales raisons d’être de la communication du conseil : voyez comment mieux communiquer avec les copropriétaires. Un copropriétaire qui comprend l’enjeu se déplace ou donne pouvoir ; un copropriétaire qui reçoit une convocation sans contexte ne fait ni l’un ni l’autre.

Ce qu’il vaut mieux éviter

• Faire signer des pouvoirs en blanc : le mandant doit savoir à qui il confie sa voix.
• Concentrer les pouvoirs sur une seule personne au-delà de ce que permet la règle — le dépassement fragilise les votes concernés.
• Présenter la sollicitation comme émanant du syndic : elle vient du conseil syndical, et doit le dire.
• Promettre un vote en échange d’un pouvoir : le mandataire doit voter conformément aux instructions reçues quand il y en a.

Un pouvoir se sollicite en expliquant l’enjeu, jamais en faisant signer une feuille vierge.

La méthode, dans le calendrier

1. Dès l’envoi de la convocation, adressez une note expliquant les deux ou trois résolutions structurantes et l’avis du conseil syndical sur chacune.
2. Rappelez la possibilité de donner pouvoir, en indiquant le formulaire joint à la convocation et la date limite d’envoi au syndic.
3. Relancez une semaine avant, en ciblant les copropriétaires historiquement absents.
4. Le jour venu, vérifiez avec le syndic le décompte des voix représentées avant l’ouverture des votes.

La note d’explication est aussi le moment de présenter le rapport annuel du conseil syndical, qui donne aux absents la matière pour décider.

Préparer, plutôt que rattraper

Un vote emporté grâce aux pouvoirs est d’abord un vote bien préparé : résolutions rédigées pour être votables — voyez l’ordre du jour — et devis obtenus à temps, ce que facilite la demande de devis au syndic.

Avec CoproHarmony, décisions, devis et échanges de l’exercice sont réunis au même endroit : la note aux copropriétaires s’écrit à partir de faits datés, pas de souvenirs. Créez votre espace gratuitement.

Vérifiez au passage que tout le monde est bien destinataire de la convocation : les règles de notification électronique.

Une alternative plus simple existe pour les absents : le vote par correspondance.