Llaves, mandos y portero automático: recuperar el control de los accesos

Nadie sabe cuántos mandos circulan ni en manos de quién. Es el punto débil más común y el más fácil de corregir.

Pregunta al administrador: ¿cuántos mandos se han entregado y a quién? En la mayoría de comunidades la respuesta es aproximada. Las viviendas han cambiado de manos, hay inquilinos que se fueron sin devolver la llave y proveedores que conservan un acceso concedido hace diez años.

La deriva es silenciosa: no se rompe nada ni se dispara ningún gasto. Aparece el día de un allanamiento, un vertido en el cuarto de basuras o un robo de bicicletas, y entonces ya es tarde para saber quién podía entrar.

Hacer el inventario, una vez

• El número de mandos o llaves entregados, frente al número de viviendas.
• Los accesos concedidos a proveedores: limpieza, ascensores, calefacción, correos.
• Los accesos todavía activos a nombre de antiguos propietarios o inquilinos.
• Las llaves de los locales técnicos: calderas, basuras, bicicletas, cubierta.
• El código del teclado, si existe, y la fecha de su último cambio.

Este inventario encaja en la visita anual del edificio. Solo se hace bien una vez; después se mantiene.

Mando o llave mecánica: la diferencia real

En una cerradura mecánica, una llave perdida no se desactiva: la única respuesta es cambiar el bombín y repartir de nuevo todas las llaves, lo que sale caro y se repite. En un sistema de mandos, un acceso perdido se desactiva en minutos sin tocar el de los demás.

Es el argumento económico decisivo cuando la comunidad se plantea sustituir un sistema antiguo: el coste de instalación se compara con diez años de cambios de bombín, no con cero.

Qué decidir en junta

Sustituir un portero automático o instalar un control de accesos es una actuación sobre zona común y se vota. Conviene tratar las cuestiones accesorias en el mismo acuerdo en lugar de volver a ellas cada año.

• Cuántos mandos se entregan por vivienda y el precio de los adicionales.
• Quién paga la reposición de un mando perdido: casi siempre quien lo solicita.
• El procedimiento de desactivación en caso de pérdida o venta.
• El tratamiento de los accesos de proveedores, revisable en cada cambio de contrato.
• Cada cuánto se cambia el código, si queda algún teclado.

Un acuerdo que prevea estos casos evita decenas de microdecisiones posteriores: mira cómo redactar acuerdos aplicables.

La cuestión de los datos personales

Un sistema de mandos registra potencialmente los pasos: quién entra y cuándo. Eso basta para convertirlo en un tratamiento de datos personales, que exige una finalidad justificada, un plazo de conservación limitado y un acceso restringido.

El principio es sencillo: conserva solo lo que realmente necesitas, no «por si acaso». Los buenos hábitos están en el RGPD aplicado a la junta y, para las imágenes, en la videovigilancia en comunidad.

Las puertas que no cierran

Ningún control de accesos compensa una puerta que ya no cierra. Un cierrapuertas desajustado, un cerradero gastado o una junta arrancada anulan toda la inversión, y se reparan por muy poco.

Es una comprobación de cada visita anual, junto a los equipos contra incendios, algunos de los cuales dependen precisamente de puertas que cierran.

Un edificio no lo asegura su portero automático, sino saber quién tiene acceso y poder retirárselo.

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Una fuente de mandos descontrolados vuelve siempre: las plazas alquiladas.

Dos instalaciones completan el tema: la puerta automática y, más ampliamente, la prevención de robos e intrusiones.