Contrat de syndic : forfait, prestations particulières et honoraires à surveiller

Le forfait annoncé n’est presque jamais ce que la copropriété paie réellement. La différence se cache dans les prestations facturées en plus.

Deux syndics affichent un forfait annuel proche, et pourtant l’un coûte 30 % de plus que l’autre à la copropriété. L’explication tient rarement au forfait lui-même : elle tient à tout ce qui en sort — les prestations dites particulières, facturées en supplément, et dont le volume dépend directement de la manière dont la copropriété est gérée.

Contrôler le contrat de syndic est l’une des missions les plus rentables du conseil syndical. Elle ne demande pas de compétence juridique particulière : seulement de la méthode et l’accès aux factures des exercices précédents.

Ce que couvre le forfait de gestion courante

Le contrat de syndic repose sur un modèle type : une liste de tâches de gestion courante rémunérées par un forfait annuel, et à côté, une liste limitative de prestations particulières facturables en plus. Tout ce qui figure dans la gestion courante ne peut pas être refacturé, même si le syndic y consacre du temps.

• Tenue de la comptabilité, appels de charges, gestion des comptes bancaires.
• Convocation et tenue de l’assemblée générale annuelle, rédaction et notification du procès-verbal.
• Gestion courante des contrats de maintenance et des sinistres simples.
• Mise à disposition des documents de la copropriété et relations avec le conseil syndical.
• Archivage et transmission des pièces obligatoires.

Les prestations qui gonflent la facture

Les postes qui font réellement la différence d’un syndic à l’autre sont peu nombreux, et se retrouvent d’un exercice sur l’autre :

• Assemblées supplémentaires et réunions du conseil syndical au-delà d’un certain nombre.
• Suivi des travaux, facturé en pourcentage du montant des travaux — le poste le plus lourd de tous.
• Gestion des impayés et actes de recouvrement.
• Établissement de l’état daté et des documents liés aux mutations.
• Copies, envois recommandés, déplacements, vacations horaires.

Le pourcentage sur travaux mérite un examen particulier : sur un ravalement, il représente parfois plusieurs milliers d’euros. Voyez comment préparer un ravalement de façade et intégrez ces honoraires au budget dès le départ.

La méthode : partir des factures, pas du contrat

Comparer deux contrats sur le papier ne sert pas à grand-chose. La bonne méthode consiste à reprendre les trois derniers exercices, à additionner tout ce qui a été facturé par le syndic — forfait plus prestations particulières — et à rapporter ce total au nombre de lots.

Ce chiffre-là est comparable d’un syndic à l’autre. Il révèle souvent que le syndic « le moins cher » ne l’était pas. C’est le même raisonnement que pour comparer des devis de travaux : le prix affiché n’est pas le prix payé.

La mise en concurrence

Le conseil syndical est chargé de mettre en concurrence les contrats de syndic à intervalles réguliers, et de présenter les offres reçues à l’assemblée. Cette mission est souvent négligée, parce qu’elle demande du temps et parce qu’elle est perçue comme un désaveu du syndic en place.

Elle ne l’est pas : mettre en concurrence n’est pas changer de syndic. C’est vérifier le prix du marché, et souvent renégocier avec le prestataire actuel. Si le changement s’impose, la procédure est détaillée dans changer de syndic de copropriété.

Les points de vigilance du contrat lui-même

• La durée : un contrat long fige les conditions, un contrat court impose une remise en concurrence fréquente.
• Les modalités de résiliation et le préavis applicable.
• Le tarif horaire des vacations et le seuil au-delà duquel elles s’appliquent.
• La liste des prestations particulières et leur prix unitaire, poste par poste.
• Les conditions d’accès du conseil syndical aux pièces comptables — un accès difficile rend tout contrôle illusoire.

Ce dernier point conditionne toute la mission de contrôle du conseil : voyez comment contrôler les comptes et quels documents le conseil syndical peut obtenir.

Le vrai coût d’un syndic ne se lit pas dans son forfait, mais dans le total facturé sur trois exercices.

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CoproHarmony permet au conseil syndical d’archiver les contrats, les offres reçues et les factures d’un exercice à l’autre, et de retrouver instantanément ce qui a été facturé et quand. Créez votre espace gratuitement.

Si le contrôle révèle des manquements répétés, voyez révoquer le syndic en cours de mandat.