Les cinq annexes comptables : ce que chacune vous dit en trois minutes

Elles arrivent avec la convocation, personne ne les ouvre, et elles contiennent tout ce qu’il faut savoir avant de voter.

Elles sont jointes à la convocation de l’assemblée générale, elles font cinq pages de colonnes, et la plupart des copropriétaires ne les ouvrent jamais. Pourtant, tout ce qu’il faut savoir sur la santé financière de l’immeuble s’y trouve — à condition de savoir laquelle regarder, et pour quoi.

Annexe 1 — l’état financier : la photo au jour de clôture

C’est le bilan de la copropriété : ce qu’elle a en banque, ce qu’elle doit à ses fournisseurs, ce que les copropriétaires lui doivent, et les fonds constitués.

Le réflexe utile : comparer la trésorerie disponible aux dettes fournisseurs. Une copropriété qui doit plus qu’elle n’a est en train de vivre sur les provisions du trimestre suivant, et cela ne se voit nulle part ailleurs.

Annexe 2 — les comptes de gestion : réalisé contre prévu

Elle confronte le budget voté aux dépenses effectivement engagées, poste par poste, et présente le budget proposé pour l’exercice suivant.

C’est l’annexe des questions : quel poste a dérapé, de combien, et pourquoi. Voyez les questions à poser avant de voter le budget.

Annexe 3 — le détail par clé de répartition

Elle reprend les charges en les ventilant selon les clés de répartition, avec un historique sur plusieurs exercices : celui approuvé, le précédent, l’exercice en cours et celui à venir.

C’est la plus utile des cinq pour un conseil syndical, parce qu’elle rend les tendances visibles : quatre colonnes côte à côte disent en un coup d’œil ce qu’une discussion d’assemblée ne démontre jamais. Voyez le calcul et la répartition des charges.

Annexes 4 et 5 — les travaux, terminés et en cours

L’annexe 4 présente les opérations exceptionnelles et travaux achevés, prêts à être soldés par l’assemblée. L’annexe 5 présente ceux qui sont votés et engagés mais pas terminés à la clôture.

L’annexe 5 est celle qu’il faut lire deux fois : c’est là que se voit l’écart entre le montant voté et le montant déjà dépensé sur un chantier en cours. Un dépassement s’y lit avant d’être annoncé. Voyez le suivi des travaux.

Les annexes ne servent pas à contrôler le syndic. Elles servent à savoir de quoi on parle avant de lever la main.

Les quatre vérifications qui prennent un quart d’heure

• Le solde bancaire de l’annexe 1 correspond-il à un relevé réel, à la même date ?
• Quels postes de l’annexe 2 dépassent le budget de plus de 10 %, et l’explication a-t-elle été donnée ?
• Les impayés progressent-ils d’un exercice à l’autre ?
• Les travaux de l’annexe 5 avancent-ils au rythme des sommes déjà appelées ?

Ces quatre points ne demandent aucune compétence comptable, et ils suffisent à préparer une intervention utile en assemblée. Voyez la check-list de contrôle des comptes.

Ce que les annexes ne disent pas

Elles donnent des montants, pas des justificatifs. Une ligne « entretien 14 800 € » ne dit ni combien d’interventions, ni à quel tarif, ni si le contrat a été mis en concurrence.

C’est précisément l’objet du contrôle des pièces, qui se fait sur place ou sur l’espace en ligne, avant l’assemblée. Voyez contrôler les comptes et l’extranet de copropriété.

Le bon moment pour les lire

Pas la veille. Les annexes arrivent avec la convocation, ce qui laisse un délai confortable — et c’est le seul moment où une question posée par écrit obtient encore une réponse avant le vote.

Un conseil syndical qui envoie trois questions précises quinze jours avant l’assemblée change la nature de la séance. Voyez organiser une réunion de conseil syndical.

Gardez l’historique avec CoproHarmony

CoproHarmony conserve les annexes de chaque exercice au même endroit : comparer trois années ne demande plus de retrouver trois convocations. Créez votre espace gratuitement.