Check-list : contrôler les comptes de la copropriété avant l’assemblée générale

Vous avez le droit de consulter les pièces justificatives avant l’assemblée. Encore faut-il savoir quoi regarder. Voici les 12 points à passer en revue, dans l’ordre.

Contrôler les comptes fait partie des missions les plus concrètes du conseil syndical — et de celles qui intimident le plus. On imagine qu’il faut des compétences comptables. En réalité, il faut surtout de la méthode et deux heures de disponibilité.

La grande majorité des anomalies que l’on trouve dans les comptes d’une copropriété ne sont pas des fraudes : ce sont des erreurs de saisie, des dépenses mal ventilées entre les clés de répartition, ou des prestations facturées hors forfait qui auraient dû y être incluses. Ces erreurs se repèrent sans être expert-comptable.

Avant de commencer : votre droit de consultation

Les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges pendant une période précédant l’assemblée générale. Le conseil syndical, lui, dispose d’un droit de communication permanent auprès du syndic pour exercer sa mission de contrôle.

En pratique, écrivez au syndic au moins trois semaines avant l’assemblée pour fixer un créneau ou demander l’accès dématérialisé. Une demande écrite, datée, laisse une trace utilisable dans votre rapport annuel — surtout si l’accès vous est refusé ou accordé trop tard.

La check-list en 12 points

Cohérence d’ensemble

1. Rapprochez le solde bancaire de fin d’exercice avec le relevé de compte séparé de la copropriété. Un écart doit toujours s’expliquer par des opérations en cours identifiables.
2. Comparez le réalisé au budget voté, poste par poste. Concentrez-vous sur les écarts supérieurs à 10 % : ce sont eux qui portent les explications à demander.
3. Vérifiez le report à nouveau : le solde de clôture de l’exercice précédent doit être identique au solde d’ouverture de celui-ci.

Les charges et leur répartition

1. Vérifiez que chaque dépense est imputée à la bonne clé de répartition. Une dépense d’ascenseur répartie sur les charges générales fait payer les rez-de-chaussée à tort : c’est l’erreur la plus fréquente et la plus contestée.
2. Contrôlez les compteurs d’eau et d’énergie : les relevés doivent correspondre aux périodes facturées, sans chevauchement ni trou.
3. Repérez les dépenses inhabituelles ou nouvelles par rapport à l’exercice précédent, et demandez la pièce justificative correspondante.
4. Assurez-vous que les travaux votés sont imputés au bon exercice et, le cas échéant, au bon appel de fonds. Notre article sur le calcul et la répartition des charges détaille les clés à connaître.

Le syndic et les prestataires

1. Reprenez le contrat de syndic et confrontez-le aux honoraires facturés. Toute prestation facturée en sus doit figurer explicitement dans la liste des prestations particulières du contrat.
2. Vérifiez les frais de relance et de recouvrement : ils doivent être imputés aux copropriétaires débiteurs concernés, pas à la collectivité. Voir la procédure en cas de charges impayées.
3. Contrôlez que les contrats d’entretien facturés correspondent à des prestations réellement effectuées : demandez les bons d’intervention.

Trésorerie et provisions

1. Vérifiez l’état des impayés et son évolution sur trois exercices : une dérive silencieuse est le premier signal d’un problème de gestion.
2. Contrôlez le fonds de travaux : montant appelé, montant réellement placé, et cohérence avec les décisions d’assemblée. Notre article sur le fonds de travaux rappelle les obligations en vigueur.

Les trois pièges les plus fréquents

• Le forfait qui n’en est pas un : des prestations « courantes » refacturées à l’unité alors qu’elles relèvent du forfait annuel du syndic.
• La dépense de l’an dernier : une facture reçue tardivement et imputée sur le mauvais exercice, ce qui fausse la comparaison au budget.
• La clé de répartition héritée : une erreur de ventilation reconduite chaque année parce que personne ne l’a jamais remise en cause.

Que faire des écarts constatés

Ne partez jamais du principe qu’un écart est une faute. Formulez une demande d’explication écrite, poste par poste, avec la référence exacte de la pièce concernée. Laissez au syndic un délai raisonnable pour répondre — et notez la date de votre demande comme celle de la réponse.

Si l’explication est satisfaisante, mentionnez-le dans votre rapport : cela montre que le contrôle a été mené sérieusement. Si elle ne l’est pas, l’assemblée générale est le lieu où poser la question, avec les faits datés à l’appui.

Un contrôle des comptes se juge à sa traçabilité, pas au nombre d’anomalies trouvées.

Gardez la trace de votre contrôle

Le contrôle des comptes n’a de valeur que s’il est documenté : date de consultation, pièces examinées, questions posées, réponses obtenues. C’est cette trace qui alimentera votre rapport annuel et qui protégera le conseil syndical si ses positions sont contestées.

Avec CoproHarmony, vous archivez les pièces consultées, les échanges avec le syndic et vos observations au même endroit, avec leur date. Au moment de l’assemblée, tout est là. Créez votre espace gratuitement — l’offre de départ ne coûte rien et ne demande pas de carte bancaire.

Pour aller plus loin sur la lecture des documents comptables eux-mêmes, lisez comment lire et contrôler les comptes de sa copropriété.

Cette préparation détermine ce qui peut se dire en séance : voyez approuver, réserver ou refuser les comptes.