Extranet de copropriété : ce que le syndic doit vraiment y mettre

Un extranet vide est une obligation non remplie, pas une fonctionnalité désactivée. Et c’est au conseil syndical de le faire remarquer.

Presque toutes les copropriétés disposent aujourd’hui d’un « espace en ligne » proposé par leur syndic. Beaucoup de conseils syndicaux ne s’y connectent jamais, persuadés qu’il s’agit d’un service commercial optionnel. C’est une obligation, et son contenu est encadré.

Une obligation, pas une option

Le syndic doit mettre à disposition un espace en ligne sécurisé donnant accès aux documents de la copropriété. Cette obligation s’applique aux syndics professionnels depuis 2015, et a été étendue ensuite à l’ensemble des syndics.

Elle peut être écartée, mais seulement par une décision de l’assemblée générale prise à la majorité requise : tant que cette décision n’a pas été votée, l’absence d’extranet est un manquement, pas un choix.

Deux niveaux d’accès, et c’est normal

Le contenu accessible n’est pas le même pour tous, et cette différence n’est pas une brimade : elle découle de la nature des documents.

• Tout copropriétaire accède notamment au règlement de copropriété, aux procès-verbaux des dernières assemblées, aux contrats en cours et à son propre compte.
• Le conseil syndical accède en plus à ce que sa mission de contrôle exige : relevés bancaires, comptes du syndicat, devis et factures des prestataires, procédures en cours.

La seconde ligne est celle que les conseils syndicaux ignorent le plus souvent. Elle change pourtant tout : ces pièces sont exactement celles qu’il faut pour contrôler la gestion sans avoir à les réclamer une par une. Voyez le contrôle des comptes et les documents du conseil syndical.

Le vrai problème n’est pas l’absence, c’est le vide

Dans la pratique, l’extranet existe presque toujours. Ce qui manque, ce sont les documents : trois procès-verbaux, un règlement scanné de travers, aucun devis, aucun relevé, et un onglet « comptabilité » vide depuis deux exercices.

Un espace vide remplit la forme et non le fond. Le constat se fait en dix minutes, capture d’écran à l’appui, et il vaut mieux le formaliser que le déplorer en réunion.

Demander l’accès à un document qu’un extranet devrait déjà contenir, c’est payer deux fois le même service.

Ce que le conseil syndical peut faire

• Vérifier que chaque membre du conseil dispose d’un accès au niveau qui lui revient, et pas d’un simple accès copropriétaire.
• Lister ce qui manque par rapport à ce qui doit y figurer, document par document.
• Adresser cette liste au syndic par écrit, avec un délai raisonnable.
• Inscrire le sujet à l’ordre du jour de l’assemblée si rien ne bouge.

La troisième étape suffit dans la plupart des cas : un manquement documenté par écrit se corrige plus vite qu’un reproche oral. Voyez que faire quand le syndic ne répond pas.

Extranet du syndic et outil du conseil syndical : deux besoins différents

L’extranet est conçu pour la relation entre le syndic et les copropriétaires : il diffuse des documents officiels, à sens unique. Il n’est pas fait pour le travail courant d’un conseil syndical, qui est collaboratif et beaucoup plus vivant.

• Suivre un incident depuis le signalement jusqu’à la résolution.
• Comparer des devis à plusieurs, avec les remarques de chacun.
• Préparer une assemblée, réunion après réunion.
• Garder la mémoire de l’immeuble quand le conseil change de composition.
• Informer les résidents sans dépendre du calendrier du syndic.

Ces usages ne remplacent pas l’extranet, et l’extranet ne les remplace pas non plus. Voyez digitaliser le conseil syndical.

Attention aux données personnelles

Un extranet contient des informations nominatives : liste des copropriétaires, comptes individuels, parfois procédures en cours. L’accès élargi du conseil syndical s’accompagne d’une obligation de discrétion, et une diffusion hors du cadre expose personnellement ses membres. Voyez le RGPD au conseil syndical.

Au changement de syndic

L’extranet du syndic sortant disparaît avec lui. Les documents qui n’ont pas été récupérés avant la fin du mandat sont, en pratique, perdus pour le conseil syndical — même s’ils restent dus. C’est le moment de tout télécharger. Voyez changer de syndic et conserver les archives.

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