Le tableau de suivi des travaux
Du devis voté en assemblée à la levée des réserves, en passant par les acomptes et les retards : huit rubriques pour qu’un chantier ne se perde pas entre deux réunions du conseil syndical.
Suivre les travaux, c’est protéger la copropriété
Le conseil syndical ne dirige pas les travaux — c’est le syndic qui les fait exécuter. Mais c’est lui qui constate sur place, qui alerte quand le calendrier dérape, et qui garde la trace de ce qui a été promis en assemblée.
Cette trace compte surtout après le chantier : les garanties légales courent à compter de la réception, et une réserve non levée qu’on ne retrouve nulle part devient très vite un litige perdu d’avance.
Les dates qui décident de tout
- La date du vote en assemblée, et le montant exact voté.
- La date de réception des travaux : elle fait courir les garanties.
- Les réserves formulées à la réception, et la date de leur levée.
- Les acomptes versés, rapprochés de l’avancement réel.
Un dépassement du montant voté ne peut pas être décidé par le syndic seul : au-delà de ce que l’assemblée a autorisé, il faut un nouveau vote — ou une délégation de pouvoirs assortie d’un plafond.
Modèle Word
Suivi des travaux — [nom de la copropriété]
Une fiche par chantier. Tenue par [membre du conseil syndical], mise à jour le [date]
Dupliquez la fiche pour chaque chantier voté. L’intérêt du tableau n’est pas d’être complet le premier jour, mais d’être daté à chaque étape : c’est la chronologie qui sert, en assemblée comme en cas de litige.
1. Objet et origine
Quel désordre ou quelle obligation a déclenché ces travaux, et depuis quand il est signalé.
À renseigner : nature des travaux, date du premier signalement
2. Devis reçus et comparaison
Entreprises consultées, montants TTC, écarts de prestation. Le devis le moins cher n’est pas toujours le même périmètre.
À renseigner : entreprises, montants, différences de périmètre
3. Vote en assemblée
Numéro de résolution, majorité obtenue, montant autorisé et clé de répartition retenue.
À renseigner : date d’AG, résolution, montant voté
4. Entreprise retenue et contrat
Coordonnées, assurance décennale en cours de validité, délai contractuel.
À renseigner : entreprise, attestation d’assurance, délai
5. Calendrier et avancement
Date de démarrage prévue, date réelle, jalons et retards constatés.
À renseigner : démarrage prévu / réel, avancement
6. Acomptes et paiements
Montants versés, à quelle date, et pour quel avancement réel du chantier.
À renseigner : acomptes versés et avancement correspondant
7. Réception des travaux
Date de réception, présence du conseil syndical, réserves formulées par écrit.
À renseigner : date de réception, réserves
8. Levée des réserves et garanties
Date de levée de chaque réserve, et point de départ des garanties légales.
À renseigner : réserves levées le, garanties jusqu’au
Conservez la fiche après la réception : les garanties courent plusieurs années, et c’est ce document qui prouvera la date de départ.
Recevez le modèle par e-mail
Un e-mail, et le document est à vous. Le téléchargement s’ouvre juste en dessous.
Un chantier dure plus longtemps qu’un fil de discussion
Entre le vote et la levée des réserves, il passe souvent dix-huit mois et deux réunions de conseil. Les photos partent dans un groupe de messagerie, les devis dans quatre boîtes mail. CoproHarmony rassemble le chantier au même endroit, du signalement à la garantie.
Partez du signalement
Le désordre est enregistré avec sa date et ses photos, avant même le premier devis.
Attachez les devis
Chaque devis reste rattaché au problème qu’il traite, pas perdu dans un dossier.
Gardez la réception
Réserves et dates de garantie restent accessibles des années après.
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