Le dossier de passation du conseil syndical
Un mandat dure trois ans. Ce qui n’est pas transmis est reperdu, et le conseil suivant passe sa première année à redécouvrir ce que le précédent savait. Huit rubriques pour que ça n’arrive pas.
Rien ne l’impose, tout le réclame
Aucun texte n’organise la passation entre deux conseils syndicaux. Le mandat s’arrête, les membres changent, et rien ne prévoit ce qui se transmet — parce que juridiquement, le conseil ne détient rien : les documents de la copropriété sont chez le syndic.
Sauf que le travail du conseil, lui, ne se trouve nulle part ailleurs : les devis comparés, les désordres suivis, les demandes restées sans réponse, ce qui a déjà été refusé en assemblée et pourquoi. C’est ce savoir-là qui part avec la boîte mail de l’ancien président.
Ce qui se transmet vraiment
- Les dossiers en cours, avec leur état d’avancement et leur prochaine échéance.
- Les demandes faites au syndic et restées sans réponse.
- Les contacts utiles : gestionnaire, entreprises, voisins ressources.
- Ce qui a été tenté et refusé, avec la raison — pour ne pas le refaire.
Les documents officiels de la copropriété — règlement, procès-verbaux, contrats, comptes — restent détenus par le syndic, qui doit les tenir à disposition. Ce dossier ne les remplace pas : il transmet ce que le conseil, lui, a construit.
Modèle Word
Passation du conseil syndical — [année]
Copropriété [nom] — conseil sortant : [noms] — conseil entrant : [noms]
À remplir dans les semaines qui suivent l’assemblée qui renouvelle le conseil, pendant que l’ancien s’en souvient encore. Une réunion commune d’une heure suffit à en faire le tour.
1. Composition et rôles
Qui part, qui arrive, qui suivait quoi. La répartition des sujets se transmet aussi.
Sortants : [noms et sujets suivis] — Entrants : [noms]
2. État de la copropriété
Les trois ou quatre choses qu’un nouveau membre doit savoir dès le premier jour : chantier en cours, litige, difficulté financière.
[Situation en cinq lignes]
3. Dossiers en cours
Un bloc par dossier : où on en est, ce qui a été décidé, quelle est la prochaine échéance.
[Dossier] — État : [...] — Prochaine échéance : [date] — Pièces : [où]
4. Relations avec le syndic
Nom du gestionnaire, mode de contact qui fonctionne, échéance du contrat, sujets sur lesquels il traîne.
Gestionnaire : [nom, contact] — Contrat jusqu’au [date] — Points de friction : [...]
5. Demandes en attente
Ce qui a été demandé au syndic et jamais obtenu, avec les dates. C’est ce qui pèsera au prochain renouvellement.
[Demande] — Envoyée le [date] — Relancée le [date] — Sans réponse
6. Ce qui a déjà été tenté
Les sujets abordés en assemblée et refusés, avec la raison. Évite au conseil suivant de rejouer une partie perdue.
[Sujet] — Présenté en [année] — Refusé parce que [raison]
7. Contacts et prestataires
Entreprises intervenues, leur qualité de service, les copropriétaires ressources sur un sujet technique.
[Prestataire] — [domaine] — [contact] — [appréciation]
8. Échéances des douze prochains mois
Contrats à renouveler, garanties qui expirent, obligations à honorer, assemblée à préparer.
[Échéance] — [date] — [ce qu’il faut faire avant]
Une copie pour chaque membre du conseil entrant, une pour les archives. Ce document se met à jour chaque année : il sera prêt au renouvellement suivant.
Recevez le modèle par e-mail
Un e-mail, et le document est à vous. Le téléchargement s’ouvre juste en dessous.
Une passation réussie tient à ce qui a été gardé, pas à ce qui est raconté
Le dossier de passation est facile à écrire quand les incidents, les devis et les échanges sont datés et retrouvables. Il devient impossible quand tout vit dans une boîte mail personnelle qui part avec son propriétaire. CoproHarmony garde l’historique dans l’espace de la copropriété, pas dans un compte individuel.
L’historique reste
L’espace appartient à la copropriété, pas au président sortant.
Le nouveau conseil hérite
Incidents, devis et décisions sont là dès le premier jour.
La passation se réduit
Il ne reste à transmettre que ce qui ne s’écrit pas.
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