Le modèle de lettre de demande de devis
Sept éléments, dans l’ordre : le rappel du fondement, la demande précise, le délai, et la mention qui fait qu’une lettre restée sans réponse pèsera en assemblée. À envoyer en recommandé, jamais par simple e-mail.
Pourquoi un recommandé, et pas un e-mail de plus
Le conseil syndical peut demander au syndic des devis concurrents pour tout marché ou contrat. Au-delà du seuil fixé par l’assemblée, cette mise en concurrence n’est même pas une faveur : elle est obligatoire, et l’avis du conseil syndical doit être recueilli.
Le passage à la lettre recommandée change la nature de la demande. Elle porte une date certaine, elle ouvre un délai, et une absence de réponse devient un manquement documenté — le genre d’élément qui compte au moment de voter le renouvellement du contrat de syndic.
Ce que la lettre doit contenir
- Le fondement : l’article de loi ou la clause du contrat.
- La demande, formulée de façon vérifiable et chiffrable.
- Un délai de réponse raisonnable, mais explicite.
- La mention que la demande sera portée au procès-verbal.
Gardez l’avis de réception : c’est lui qui datera la demande. Sans lui, un syndic peut soutenir qu’il n’a jamais reçu la lettre, et la chronologie s’effondre.
Modèle Word
Demande de devis — [objet]
Lettre recommandée avec avis de réception — [lieu], le [date]
Remplacez les éléments entre crochets. Restez factuel et daté : une lettre qui reproche est plus facile à ignorer qu’une lettre qui demande, cite et fixe une échéance.
1. En-tête et références
Coordonnées du conseil syndical, du syndic, et la référence de la copropriété.
[Conseil syndical de la copropriété — nom, adresse] / [Cabinet, nom du gestionnaire]
2. Objet
Une ligne, sans ambiguïté, qui permet de classer la lettre sans l’ouvrir.
Objet : demande de mise en concurrence — [nature des travaux ou du contrat]
3. Le fondement
Le rappel de l’article ou de la clause qui fonde la demande. C’est ce qui distingue une requête d’une suggestion.
Rappel : article 21 de la loi du 10 juillet 1965 — mise en concurrence et avis du conseil syndical
4. Le contexte
Ce qui motive la demande : un contrat reconduit sans comparaison, un devis unique, un montant qui dépasse le seuil voté.
[Rappeler le contrat concerné, sa date, son montant et le seuil voté par l’assemblée]
5. La demande
Précise et vérifiable : combien de devis, sur quel périmètre, pour quelle échéance.
Nous vous demandons de solliciter [nombre] devis portant sur [périmètre précis].
6. Le délai
Une date, pas une formule. Le délai doit laisser au syndic le temps d’agir, tout en permettant de joindre les devis à la convocation.
Merci de nous adresser ces devis avant le [date], afin qu’ils puissent être joints à la convocation.
7. La suite donnée
La mention qui change tout : la demande et la réponse seront portées à la connaissance de l’assemblée.
À défaut de réponse dans ce délai, la présente demande sera portée à l’ordre du jour et au procès-verbal de l’assemblée générale.
Conservez une copie de la lettre et l’avis de réception dans le dossier de l’assemblée générale. C’est ce qui transforme une demande en élément de dossier.
Recevez le modèle par e-mail
Un e-mail, et le document est à vous. Le téléchargement s’ouvre juste en dessous.
Une lettre isolée s’oublie. Une chronologie, non.
La force d’une demande au syndic ne tient pas à son ton, mais à ce qui la précède : la date du premier signalement, les relances, les réponses obtenues ou non. CoproHarmony garde cette chronologie et permet de la présenter telle quelle en assemblée.
Datez chaque demande
Chaque courrier et chaque réponse reste attaché au sujet qui l’a motivé.
Relancez au bon moment
Les échéances sont visibles, les demandes sans réponse ne se perdent plus.
Présentez le relevé
En assemblée, la chronologie remplace l’impression de ne pas être écouté.
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