Le modèle de feuille de présence
C’est la pièce la moins spectaculaire de l’assemblée, et celle qu’on ressort en premier en cas de contestation : elle prouve qui votait, pour combien de voix, et si les plafonds de pouvoirs ont été respectés.
À quoi sert vraiment la feuille de présence
Émargée en début de séance et annexée au procès-verbal, elle établit la composition de l’assemblée. Sans elle, aucun décompte de voix n’est vérifiable, et donc aucune majorité n’est démontrable.
Elle sert aussi à contrôler les plafonds de délégation : trois pouvoirs au plus par mandataire, davantage seulement si le total des voix qu’il détient — les siennes comprises — reste sous 10 % des voix du syndicat.
Ce que chaque ligne doit porter
- Nom du copropriétaire, numéro de lot et tantièmes.
- Présent, représenté ou votant par correspondance.
- Pour un représenté : le nom du mandataire.
- La signature, portée en début de séance.
La feuille de présence est certifiée exacte par le président de séance et annexée au procès-verbal. Une feuille non signée ou non annexée fragilise l’ensemble des résolutions votées ce jour-là.
Modèle Word
Feuille de présence — assemblée générale du [date]
Copropriété [nom] — total des voix du syndicat : [tantièmes]
À remplir avant l’ouverture de la séance, pas pendant. Les totaux calculés ici servent au décompte de chaque résolution : une erreur ici se propage à tous les votes.
1. En-tête
Identité du syndicat, date et lieu de l’assemblée, total des voix composant le syndicat.
Copropriété [nom] — [date] — Total des voix : [tantièmes]
2. Copropriétaires présents
Une ligne par personne physiquement présente : nom, lot, tantièmes, signature.
[Nom] — Lot [n°] — [tantièmes] — Signature :
3. Copropriétaires représentés
Le mandant, ses tantièmes, et le nom du mandataire qui vote pour lui.
[Mandant] — Lot [n°] — [tantièmes] — Représenté par [mandataire]
4. Votes par correspondance
Les copropriétaires ayant retourné leur formulaire avant l’assemblée, avec leurs tantièmes.
[Nom] — Lot [n°] — [tantièmes] — Formulaire reçu le [date]
5. Contrôle des pouvoirs
Pour chaque mandataire : le nombre de délégations reçues et le total de voix détenues, voix propres comprises.
[Mandataire] — [n] pouvoirs — [voix détenues] — soit [%] du syndicat
6. Totaux
Le récapitulatif qui servira au décompte de chaque résolution.
Présents : [voix] — Représentés : [voix] — Correspondance : [voix] — Total votant : [voix]
7. Certification
Signature du président de séance attestant l’exactitude de la feuille, et mention de son annexion au procès-verbal.
Certifiée exacte le [date] par [président de séance] — Annexée au PV
Certifiée exacte par le président de séance, et annexée au procès-verbal de l’assemblée.
Recevez le modèle par e-mail
Un e-mail, et le document est à vous. Le téléchargement s’ouvre juste en dessous.
La feuille de présence de cette année. Et celle d’il y a trois ans.
En cas de contestation, c’est la première pièce qu’on demande — parfois deux ans après. Une feuille papier rangée dans un classeur qui a changé de main ne se retrouve pas. CoproHarmony conserve les documents de l’assemblée au même endroit, mandat après mandat.
Préparez la liste
Copropriétaires et tantièmes sont à jour avant la séance.
Contrôlez les plafonds
Le décompte des pouvoirs se vérifie à l’émargement, pas au dépouillement.
Archivez avec le PV
La feuille reste attachée au procès-verbal qu’elle accompagne.
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