Le modèle de convocation d’assemblée générale
Huit rubriques, dont aucune ne peut manquer sans fragiliser l’assemblée entière. C’est le document que le conseil syndical relit avant l’envoi — vingt minutes qui évitent une année de contentieux.
Ce qu’une convocation doit contenir
La convocation n’est pas une invitation : c’est l’acte qui rend l’assemblée régulière. Notifiée au moins vingt et un jours avant la séance, elle fixe l’ordre du jour, et l’assemblée ne pourra voter sur rien d’autre.
Le délai court à compter de la première présentation de la lettre recommandée, jamais de son dépôt à la poste. C’est le motif d’annulation le plus fréquent, et le plus facile à prouver puisque l’avis de réception porte la date.
Les mentions qui ne peuvent pas manquer
- Date, heure et lieu précis de la réunion.
- L’ordre du jour, question par question, formulé pour être voté.
- Les pièces exigées pour chaque question, jointes et non annoncées.
- Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges.
Une convocation envoyée par voie électronique suppose l’accord exprès du copropriétaire, recueilli au préalable. Sans cet accord, seule la lettre recommandée ou la remise contre émargement vaut notification.
Modèle Word
Convocation à l’assemblée générale du [date]
Copropriété [nom] — [adresse] — notifiée le [date de première présentation]
Remplacez les éléments entre crochets. Une règle domine tout le document : ce qui n’est pas dans la convocation ne pourra pas être voté, et ce qui n’y est pas joint ne pourra pas être opposé.
1. En-tête et destinataire
Identité du syndicat, coordonnées du syndic, nom et adresse du copropriétaire destinataire. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement.
[Syndicat des copropriétaires — nom, adresse] / [Copropriétaire — nom, adresse]
2. Date, heure et lieu
Les trois éléments qui rendent la réunion identifiable. Un lieu approximatif suffit à faire annuler une assemblée.
Le [date] à [heure], à [adresse complète du lieu de réunion]
3. Mode de participation
Présence, représentation par un mandataire, vote par correspondance, participation à distance : ce qui est ouvert doit être annoncé ici.
Participation sur place / à distance par [moyen technique] / vote par correspondance
4. Ordre du jour
Une question par résolution, formulée à la forme affirmative pour pouvoir être mise aux voix telle quelle, avec la majorité applicable indiquée.
Résolution 1 — [intitulé] — majorité de l’article [24 / 25 / 26]
5. Pièces jointes
Comptes et annexes, budget, devis et contrats concurrents, projet de contrat de syndic : chaque question inscrite appelle ses propres pièces.
Pièces annexées : [liste exhaustive]
6. Vote par correspondance
Le formulaire est joint à la convocation. Il précise la date limite de réception par le syndic, faute de quoi le vote sera écarté.
Formulaire joint — à retourner avant le [date]
7. Consultation des pièces justificatives
Lieu, jours et heures auxquels les pièces justificatives des charges peuvent être consultées entre la convocation et l’assemblée.
Consultation possible à [lieu], du [date] au [date], sur rendez-vous au [téléphone]
8. Mentions de notification
Mode d’envoi et date de première présentation : c’est ce qui permettra, plus tard, de prouver que le délai a été respecté.
Lettre recommandée avec avis de réception, première présentation le [date]
Comptez vingt et un jours pleins entre la première présentation et la date de l’assemblée, et postez au moins quatre jours avant cette limite.
Recevez le modèle par e-mail
Un e-mail, et le document est à vous. Le téléchargement s’ouvre juste en dessous.
La convocation se prépare toute l’année
Ce qui rend une convocation difficile à écrire, ce ne sont pas ses mentions : c’est de retrouver les devis, les incidents et les demandes des copropriétaires accumulés depuis douze mois. CoproHarmony conserve ce fil et vous le restitue au moment de préparer l’ordre du jour.
Enregistrez au fil de l’eau
Incidents, devis et demandes sont datés dès qu’ils arrivent.
Composez l’ordre du jour
Le conseil syndical arrive avec ses questions écrites, avant l’envoi.
Archivez la convocation
Elle reste accessible avec ses annexes, y compris au conseil suivant.
Gratuit pour commencer · Sans carte bancaire · Prêt en 45 secondes