La check-list de contrôle des comptes
Huit vérifications, dans l’ordre, avec la pièce à réclamer pour chacune. De quoi contrôler un exercice en une demi-journée sans être comptable — et arriver en assemblée avec des questions précises plutôt qu’un malaise diffus.
Contrôler les comptes n’est pas une option
Le contrôle de la gestion du syndic est l’une des deux missions que la loi confie au conseil syndical. Il ne s’agit pas de refaire la comptabilité, mais de rapprocher ce qui a été voté de ce qui a été dépensé, et de demander les justificatifs des écarts.
Les pièces justificatives des charges sont consultables par tout copropriétaire entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée. Le conseil syndical, lui, peut prendre connaissance de toute pièce se rapportant à la gestion, à tout moment de l’année.
Ce que vous pouvez exiger
- Les cinq annexes comptables, jointes à la convocation.
- Les factures des postes dont vous demandez le détail.
- Les relevés du compte bancaire séparé du syndicat.
- L’état des impayés, copropriétaire par copropriétaire.
Un refus de communiquer une pièce se consigne par écrit et se porte au procès-verbal de l’assemblée : c’est ce qui pèsera au moment du vote de renouvellement du contrat de syndic.
Modèle Word
Contrôle des comptes — exercice [dates]
Copropriété [nom] — contrôle effectué le [date] par [membres du conseil syndical]
Parcourez les huit points dans l’ordre : chacun s’appuie sur le précédent. Notez en face de chaque ligne ce que vous avez vérifié, la pièce obtenue, et ce qui reste à demander au syndic.
1. Les annexes sont-elles complètes ?
Les cinq annexes comptables doivent accompagner la convocation. Sans elles, aucun vote éclairé sur les comptes n’est possible.
Pièce à obtenir : annexes 1 à 5 de l’exercice
2. Le réalisé face au budget voté
Poste par poste, l’écart entre ce que l’assemblée a voté et ce qui a été dépensé. On s’arrête sur tout écart supérieur à 10 %.
Pièce à obtenir : comparatif budget / réalisé
3. Deux exercices côte à côte
Un écart isolé s’explique. Une tendance sur deux exercices demande une réponse écrite du syndic.
Pièce à obtenir : annexes de l’exercice précédent
4. Les pièces justificatives des écarts
Pour chaque poste qui décroche, demandez les factures. Un poste qu’on ne peut pas justifier ne s’explique pas tout seul.
Pièce à obtenir : factures des postes signalés
5. Le compte bancaire séparé
Les fonds du syndicat doivent être sur un compte ouvert à son nom. Vérifiez le solde de clôture et les mouvements inhabituels.
Pièce à obtenir : relevés du compte séparé
6. Le fonds de travaux
Cotisation effectivement appelée, solde du compte dédié, et cohérence avec le minimum légal de l’exercice.
Pièce à obtenir : relevé du compte du fonds de travaux
7. Les impayés
Montant total, nombre de copropriétaires concernés, ancienneté des créances et procédures engagées.
Pièce à obtenir : état nominatif des impayés
8. Les contrats et leur mise en concurrence
Contrats reconduits sans devis concurrent au-delà du seuil voté par l’assemblée : c’est le poste qui pèse le plus sur les charges.
Pièce à obtenir : contrats en cours et devis concurrents
Ce qui n’a pas pu être vérifié se note aussi. Une question restée sans réponse, écrite noir sur blanc, vaut mieux qu’un contrôle présenté comme complet.
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Contrôler une fois par an suppose d’avoir noté toute l’année
Le contrôle des comptes bute presque toujours sur la même chose : retrouver, huit mois plus tard, quel devis avait été retenu et pourquoi. CoproHarmony garde les devis, les incidents et les échanges datés, de sorte que le contrôle porte sur des faits et non sur des souvenirs.
Classez au fil de l’eau
Devis, factures et échanges rattachés à l’incident ou aux travaux qui les ont provoqués.
Comparez sans chercher
Chaque dépense garde sa date, son montant et sa pièce jointe.
Présentez en assemblée
Le contrôle s’appuie sur une chronologie, pas sur une impression.
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