Le modèle de compte rendu de réunion
Le conseil syndical n’a aucun formalisme imposé : ni quorum, ni procès-verbal obligatoire. C’est précisément pour ça qu’il faut s’en donner un. Une page, trois colonnes, et le mandat cesse de tourner en rond.
Aucune obligation, et pourtant indispensable
La loi n’impose au conseil syndical ni fréquence de réunion, ni quorum, ni compte rendu. Il s’organise librement, et cette liberté est exactement ce qui fait qu’un conseil sur deux ne garde aucune trace de ce qu’il décide.
Or ces comptes rendus servent deux fois : ils évitent de refaire trois fois le même débat, et ils constituent la matière première du compte rendu annuel que le conseil doit présenter à l’assemblée. Les écrire, c’est préparer l’assemblée sans y penser.
Ce qu’un compte rendu utile contient
- La date, les présents et les excusés.
- Une ligne par décision : quoi, qui, pour quand.
- Ce qui reste en attente, et de quoi ça dépend.
- La date de la prochaine réunion, fixée avant de se quitter.
Ce compte rendu est interne au conseil syndical. Il n’a pas à être diffusé aux copropriétaires ni notifié par le syndic — mais rien n’interdit d’en partager une synthèse, et c’est souvent une bonne idée.
Modèle Word
Conseil syndical — réunion du [date]
Copropriété [nom] — réunion tenue à [lieu / en visioconférence]
Visez une page. Un compte rendu de quatre pages n’est pas lu, et un compte rendu non lu ne sert à rien. Ce qui compte n’est pas le débat, c’est ce qui a été décidé et par qui il sera fait.
1. En-tête
Date, heure, lieu ou moyen de réunion, et copropriété concernée.
Réunion du [date] à [heure] — [lieu / visioconférence]
2. Présents et excusés
Qui était là, qui manquait. Utile pour savoir qui doit être informé des décisions.
Présents : [noms] — Excusés : [noms]
3. Suivi de la réunion précédente
Les points ouverts la dernière fois : traités, en cours, abandonnés. C’est la rubrique qui fait avancer le conseil.
[Point] — [Fait / En cours / Abandonné] — [commentaire]
4. Sujets traités
Un paragraphe court par sujet : le constat, les éléments obtenus, l’avis du conseil.
[Sujet] — [état de la question en trois lignes]
5. Décisions
Le cœur du document. Une ligne par décision, avec le nom de celui qui s’en charge et une date.
[Décision] — Responsable : [nom] — Échéance : [date]
6. Demandes au syndic
Ce qui doit lui être écrit, par qui, et sous quel délai. Une demande sans nom et sans date ne part jamais.
[Demande] — Rédigée par : [nom] — À envoyer avant le [date]
7. Points en attente
Ce qui dépend d’un tiers : un devis, une réponse du syndic, une décision d’assemblée.
[Point] — En attente de : [quoi / qui] — Depuis le [date]
8. Prochaine réunion
Date fixée avant de se quitter. Une réunion « à recaler » ne se recale pas.
Prochaine réunion : le [date] — Sujets prévus : [liste]
Diffusé aux membres du conseil dans les jours qui suivent, et archivé : c’est ce qui alimentera le compte rendu annuel à présenter en assemblée.
Recevez le modèle par e-mail
Un e-mail, et le document est à vous. Le téléchargement s’ouvre juste en dessous.
Douze comptes rendus font un rapport annuel
Le compte rendu annuel du conseil syndical n’a rien de difficile quand on a gardé trace des réunions. Il devient un cauchemar quand il faut reconstituer douze mois la veille de l’assemblée. CoproHarmony conserve incidents, devis et décisions au fil de l’eau, et vous les restitue au moment de rédiger.
Notez au fil des réunions
Chaque décision reste attachée au sujet qui l’a provoquée.
Suivez les échéances
Ce qui est en attente reste visible d’une réunion à l’autre.
Produisez le rapport annuel
Le compte rendu à l’assemblée s’appuie sur ce qui a été enregistré.
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