El expediente de relevo de la junta directiva
Un mandato dura tres años. Lo que no se transmite se pierde, y la junta siguiente pasa su primer año redescubriendo lo que la anterior sabía. Ocho apartados para que eso no ocurra.
Nada lo impone, todo lo reclama
Ningún texto organiza el relevo entre dos juntas directivas. El mandato termina, los miembros cambian y nada prevé qué se transmite — porque jurídicamente la junta no posee nada: los documentos de la comunidad están en poder del administrador.
Salvo que el trabajo de la junta no está en ningún otro sitio: los presupuestos comparados, los desperfectos seguidos, las peticiones sin respuesta, lo que ya se rechazó en junta y por qué. Ese saber es el que se va con el buzón del presidente saliente.
Lo que realmente se transmite
- Los expedientes en curso, con su estado y su próximo plazo.
- Las peticiones al administrador que siguen sin respuesta.
- Los contactos útiles: gestor, empresas, vecinos que ayudan.
- Lo que se intentó y se rechazó, con el motivo — para no repetirlo.
Los documentos oficiales de la comunidad — reglamento, actas, contratos, cuentas — siguen en poder del administrador, que debe tenerlos a disposición. Este expediente no los sustituye: transmite lo que la junta ha construido.
Plantilla Word
Relevo de la junta directiva — [año]
Comunidad [nombre] — junta saliente: [nombres] — junta entrante: [nombres]
Rellénelo en las semanas siguientes a la junta que renueva la directiva, mientras la anterior aún lo recuerda. Una reunión conjunta de una hora basta para repasarlo.
1. Composición y funciones
Quién se va, quién llega, quién seguía qué. El reparto de temas también se transmite.
Salientes: [nombres y temas seguidos] — Entrantes: [nombres]
2. Estado de la comunidad
Las tres o cuatro cosas que un nuevo miembro debe saber el primer día: obra en curso, litigio, dificultad financiera.
[Situación en cinco líneas]
3. Expedientes en curso
Un bloque por expediente: en qué punto está, qué se decidió, cuál es el próximo plazo.
[Expediente] — Estado: [...] — Próximo plazo: [fecha] — Documentos: [dónde]
4. Relación con el administrador
Nombre del gestor, forma de contacto que funciona, vencimiento del contrato, temas en los que se demora.
Gestor: [nombre, contacto] — Contrato hasta el [fecha] — Fricciones: [...]
5. Peticiones pendientes
Lo que se pidió al administrador y nunca se obtuvo, con las fechas. Es lo que pesará en la próxima renovación.
[Petición] — Enviada el [fecha] — Reiterada el [fecha] — Sin respuesta
6. Lo que ya se ha intentado
Temas llevados a la junta y rechazados, con el motivo. Evita a la siguiente directiva repetir una partida perdida.
[Tema] — Presentado en [año] — Rechazado porque [motivo]
7. Contactos y proveedores
Empresas que han intervenido, su calidad de servicio, propietarios que ayudan en algún tema técnico.
[Proveedor] — [ámbito] — [contacto] — [valoración]
8. Plazos de los próximos doce meses
Contratos a renovar, garantías que expiran, obligaciones que cumplir, junta que preparar.
[Plazo] — [fecha] — [qué hay que hacer antes]
Una copia para cada miembro entrante, otra para el archivo. Este documento se actualiza cada año: estará listo para el siguiente relevo.
Reciba la plantilla por correo
Un correo y el documento es suyo. La descarga se abre justo debajo.
Un buen relevo depende de lo que se guardó, no de lo que se cuenta
El expediente de relevo es fácil de escribir cuando las incidencias, los presupuestos y los intercambios están fechados y localizables. Se vuelve imposible cuando todo vive en un buzón personal que se va con su dueño. CoproHarmony guarda el historial en el espacio de la comunidad, no en una cuenta individual.
El historial se queda
El espacio pertenece a la comunidad, no al presidente saliente.
La nueva junta hereda
Incidencias, presupuestos y decisiones están ahí desde el primer día.
El relevo se reduce
Solo queda por transmitir lo que no se escribe.
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