La plantilla de convocatoria de junta general
Ocho apartados, y ninguno puede faltar sin debilitar la junta entera. Es el documento que la junta directiva revisa antes del envío — veinte minutos que evitan un año de litigio.
Lo que debe contener una convocatoria
La convocatoria no es una invitación: es el acto que hace válida la junta. Notificada al menos veintiún días antes de la sesión, fija el orden del día, y la junta no podrá votar nada más.
El plazo corre desde la primera entrega del certificado, nunca desde su envío por correo. Es el motivo de anulación más frecuente y el más fácil de probar, ya que el acuse de recibo lleva la fecha.
Las menciones que no pueden faltar
- Fecha, hora y lugar exactos de la reunión.
- El orden del día, punto por punto, redactado para poder votarse.
- Los documentos exigidos para cada punto, adjuntos y no solo anunciados.
- Cómo y cuándo pueden consultarse los justificantes de gastos.
Notificar por vía electrónica exige el consentimiento expreso y previo del propietario. Sin ese consentimiento, solo la carta certificada o la entrega en mano contra firma valen como notificación.
Plantilla Word
Convocatoria a la junta general del [fecha]
Comunidad [nombre] — [dirección] — notificada el [fecha de primera entrega]
Sustituya los elementos entre corchetes. Una regla domina todo el documento: lo que no está en la convocatoria no podrá votarse, y lo que no se adjunta no podrá oponerse.
1. Encabezado y destinatario
Identidad de la comunidad, datos del administrador, nombre y dirección del propietario destinatario. Cada propietario se convoca individualmente.
[Comunidad de propietarios — nombre, dirección] / [Propietario — nombre, dirección]
2. Fecha, hora y lugar
Los tres elementos que hacen identificable la reunión. Un lugar aproximado basta para anular una junta.
El [fecha] a las [hora], en [dirección completa del lugar]
3. Forma de participación
Presencia, representación por un mandatario, voto por correspondencia, participación a distancia: lo que esté abierto debe anunciarse aquí.
Participación presencial / a distancia por [medio técnico] / voto por correspondencia
4. Orden del día
Un punto por acuerdo, redactado en forma afirmativa para poder votarse tal cual, con la mayoría aplicable indicada.
Acuerdo 1 — [enunciado] — mayoría del artículo [24 / 25 / 26]
5. Documentos adjuntos
Cuentas y anexos, presupuesto, ofertas y contratos competidores, proyecto de contrato del administrador: cada punto exige sus propios documentos.
Documentos adjuntos: [lista exhaustiva]
6. Voto por correspondencia
El formulario se adjunta a la convocatoria. Indica la fecha límite de recepción por el administrador, sin la cual el voto se descarta.
Formulario adjunto — a devolver antes del [fecha]
7. Consulta de los justificantes
Lugar, días y horas en que pueden consultarse los justificantes de gastos entre la convocatoria y la junta.
Consulta en [lugar], del [fecha] al [fecha], con cita previa en el [teléfono]
8. Menciones de notificación
Medio de envío y fecha de primera entrega: es lo que permitirá probar después que se respetó el plazo.
Carta certificada con acuse de recibo, primera entrega el [fecha]
Cuente veintiún días completos entre la primera entrega y la fecha de la junta, y envíe al menos cuatro días antes de ese límite.
Reciba la plantilla por correo
Un correo y el documento es suyo. La descarga se abre justo debajo.
La convocatoria se prepara todo el año
Lo que hace difícil redactar una convocatoria no son sus menciones: es encontrar los presupuestos, las incidencias y las peticiones de los propietarios acumuladas durante doce meses. CoproHarmony conserva ese hilo y se lo devuelve al preparar el orden del día.
Registre sobre la marcha
Incidencias, presupuestos y peticiones quedan fechados en cuanto llegan.
Componga el orden del día
La junta directiva llega con sus puntos por escrito, antes del envío.
Archive la convocatoria
Queda accesible con sus anexos, también para la junta siguiente.
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