La lista de control de cuentas
Ocho comprobaciones, por orden, con el documento a reclamar en cada paso. Lo suficiente para revisar un ejercicio en media jornada sin ser contable — y llegar a la junta con preguntas precisas en lugar de un malestar difuso.
Controlar las cuentas no es opcional
El control de la gestión del administrador es una de las dos funciones que la ley atribuye a la junta directiva. No se trata de rehacer la contabilidad, sino de conciliar lo aprobado con lo gastado y pedir los justificantes de las desviaciones.
Los justificantes de gastos pueden ser consultados por cualquier propietario entre el envío de la convocatoria y la celebración de la junta. La junta directiva puede examinar cualquier documento de gestión en cualquier momento del año.
Lo que puede exigir
- Los cinco anexos contables, adjuntos a la convocatoria.
- Las facturas de las partidas cuyo detalle solicite.
- Los extractos de la cuenta bancaria separada de la comunidad.
- El estado de impagos, propietario por propietario.
Una negativa a facilitar un documento se hace constar por escrito y se lleva al acta de la junta: es lo que pesará cuando se vote la renovación del contrato del administrador.
Plantilla Word
Control de cuentas — ejercicio [fechas]
Comunidad [nombre] — control realizado el [fecha] por [miembros de la junta directiva]
Recorra los ocho puntos por orden: cada uno se apoya en el anterior. Anote junto a cada línea lo comprobado, el documento obtenido y lo que queda por pedir al administrador.
1. ¿Están completos los anexos?
Los cinco anexos contables deben acompañar a la convocatoria. Sin ellos no es posible ningún voto informado sobre las cuentas.
Documento a obtener: anexos 1 a 5 del ejercicio
2. Lo ejecutado frente a lo presupuestado
Partida a partida, la diferencia entre lo aprobado por la junta y lo gastado. Deténgase en toda desviación superior al 10 %.
Documento a obtener: comparativo presupuesto / ejecución
3. Dos ejercicios uno al lado del otro
Una desviación aislada se explica. Una tendencia en dos ejercicios exige una respuesta escrita del administrador.
Documento a obtener: anexos del ejercicio anterior
4. Los justificantes de las desviaciones
Para cada partida que se dispara, pida las facturas. Una partida que no puede justificarse no se explica sola.
Documento a obtener: facturas de las partidas señaladas
5. La cuenta bancaria separada
Los fondos de la comunidad deben estar en una cuenta a su nombre. Compruebe el saldo de cierre y los movimientos inhabituales.
Documento a obtener: extractos de la cuenta separada
6. El fondo de obras
Cuota efectivamente girada, saldo de la cuenta dedicada y coherencia con el mínimo legal del ejercicio.
Documento a obtener: extracto de la cuenta del fondo de obras
7. Los impagos
Importe total, número de propietarios afectados, antigüedad de las deudas y procedimientos iniciados.
Documento a obtener: relación nominal de impagos
8. Los contratos y su concurrencia
Contratos renovados sin oferta competidora por encima del umbral aprobado por la junta: es la partida que más pesa en los gastos.
Documento a obtener: contratos vigentes y ofertas competidoras
Anote también lo que no ha podido comprobarse. Una pregunta sin respuesta, escrita con claridad, vale más que un control presentado como completo.
Reciba la plantilla por correo
Un correo y el documento es suyo. La descarga se abre justo debajo.
Controlar una vez al año exige haber anotado todo el año
El control tropieza casi siempre con lo mismo: averiguar, ocho meses después, qué presupuesto se aceptó y por qué. CoproHarmony guarda presupuestos, incidencias y correos fechados, de modo que el control se apoye en hechos y no en recuerdos.
Archive sobre la marcha
Presupuestos, facturas y correos vinculados a la incidencia u obra que los originó.
Compare sin buscar
Cada gasto conserva su fecha, su importe y su documento adjunto.
Preséntelo en la junta
El control se apoya en una cronología, no en una impresión.
Gratis para empezar · Sin tarjeta bancaria · Listo en 45 segundos