La plantilla de carta de solicitud de presupuestos
Siete elementos, por orden: el fundamento, la petición precisa, el plazo y la mención que hace que una carta sin respuesta pese en la junta. Para enviar por correo certificado, nunca como un correo electrónico más.
Por qué un certificado y no otro correo electrónico
La junta directiva puede pedir al administrador ofertas competidoras para cualquier contrato u obra. Por encima del umbral fijado por la junta general, esa concurrencia ni siquiera es un favor: es obligatoria, y debe recabarse el parecer de la junta directiva.
Pasar a la carta certificada cambia la naturaleza de la petición. Tiene fecha cierta, abre un plazo y la ausencia de respuesta se convierte en un incumplimiento documentado — de los que cuentan al votar la renovación del contrato.
Lo que debe contener la carta
- El fundamento: el artículo de la ley o la cláusula del contrato.
- La petición, redactada de forma verificable y cuantificable.
- Un plazo de respuesta razonable, pero explícito.
- La mención de que la petición se llevará al acta.
Conserve el acuse de recibo: es lo que fecha la petición. Sin él, un administrador puede sostener que nunca recibió la carta, y la cronología se derrumba.
Plantilla Word
Solicitud de presupuestos — [objeto]
Carta certificada con acuse de recibo — [lugar], a [fecha]
Sustituya los elementos entre corchetes. Manténgase factual y fechado: una carta que reprocha es más fácil de ignorar que una carta que pide, cita y fija un plazo.
1. Encabezado y referencias
Datos de la junta directiva y del administrador, y la referencia de la comunidad.
[Junta directiva de la comunidad — nombre, dirección] / [Despacho, nombre del gestor]
2. Asunto
Una línea, sin ambigüedad, que permita archivar la carta sin abrirla.
Asunto: solicitud de concurrencia — [naturaleza de las obras o del contrato]
3. El fundamento
El recordatorio del artículo o cláusula en que se apoya la petición. Es lo que distingue una exigencia de una sugerencia.
Fundamento: artículo 21 de la ley de 10 de julio de 1965 — concurrencia y parecer de la junta directiva
4. El contexto
Lo que motiva la petición: un contrato renovado sin comparación, un presupuesto único, un importe que supera el umbral aprobado.
[Indicar el contrato afectado, su fecha, su importe y el umbral aprobado por la junta]
5. La petición
Precisa y verificable: cuántos presupuestos, sobre qué alcance, para qué fecha.
Les solicitamos que recaben [número] presupuestos sobre [alcance preciso].
6. El plazo
Una fecha, no una fórmula. Debe dar tiempo al administrador y permitir adjuntar los presupuestos a la convocatoria.
Rogamos nos remitan estos presupuestos antes del [fecha], para poder adjuntarlos a la convocatoria.
7. El seguimiento
La mención que lo cambia todo: la petición y la respuesta se pondrán en conocimiento de la junta general.
A falta de respuesta en ese plazo, la presente solicitud se incluirá en el orden del día y en el acta de la junta general.
Conserve copia de la carta y el acuse de recibo en el expediente de la junta general. Es lo que convierte una petición en prueba.
Reciba la plantilla por correo
Un correo y el documento es suyo. La descarga se abre justo debajo.
Una carta aislada se olvida. Una cronología, no.
La fuerza de una petición al administrador no está en el tono, sino en lo que la precede: la fecha del primer aviso, los recordatorios, las respuestas obtenidas o no. CoproHarmony guarda esa cronología y permite presentarla tal cual en la junta.
Feche cada petición
Cada escrito y cada respuesta queda vinculado al asunto que lo motivó.
Insista en el momento justo
Los plazos son visibles y las peticiones sin respuesta ya no se pierden.
Muestre el registro
En la junta, la cronología sustituye a la sensación de no ser escuchado.
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