La plantilla de acta de reunión
La junta directiva no tiene formalidades impuestas: ni quórum, ni acta obligatoria. Por eso mismo conviene dárselas. Una página, tres columnas, y el mandato deja de dar vueltas.
Ninguna obligación y, aun así, imprescindible
La ley no impone a la junta directiva ni frecuencia de reunión, ni quórum, ni acta. Se organiza libremente, y esa libertad es justo lo que hace que una de cada dos no conserve rastro de lo que decide.
Sin embargo, estas actas sirven dos veces: evitan repetir tres veces el mismo debate y son la materia prima del informe anual que la junta debe presentar. Escribirlas es preparar la junta general sin pensarlo.
Lo que contiene un acta útil
- La fecha, los asistentes y los excusados.
- Una línea por decisión: qué, quién, para cuándo.
- Lo que queda pendiente y de qué depende.
- La fecha de la próxima reunión, fijada antes de separarse.
Esta acta es interna de la junta directiva. No tiene que difundirse a los propietarios ni notificarse por el administrador — pero nada impide compartir un resumen, y suele ser buena idea.
Plantilla Word
Junta directiva — reunión del [fecha]
Comunidad [nombre] — reunión celebrada en [lugar / por videoconferencia]
Apunte a una página. Un acta de cuatro páginas no se lee, y un acta que no se lee no sirve. Lo que cuenta no es el debate, sino lo decidido y quién lo hará.
1. Encabezado
Fecha, hora, lugar o medio de reunión y comunidad afectada.
Reunión del [fecha] a las [hora] — [lugar / videoconferencia]
2. Asistentes y excusados
Quién estaba y quién faltaba. Útil para saber a quién informar de las decisiones.
Asistentes: [nombres] — Excusados: [nombres]
3. Seguimiento de la reunión anterior
Los puntos abiertos la última vez: resueltos, en curso, abandonados. Es el apartado que hace avanzar a la junta.
[Punto] — [Hecho / En curso / Abandonado] — [comentario]
4. Temas tratados
Un párrafo corto por tema: la constatación, lo obtenido, el parecer de la junta.
[Tema] — [estado de la cuestión en tres líneas]
5. Decisiones
El núcleo del documento. Una línea por decisión, con el nombre de quien se encarga y una fecha.
[Decisión] — Responsable: [nombre] — Plazo: [fecha]
6. Peticiones al administrador
Lo que hay que escribirle, por quién y en qué plazo. Una petición sin nombre y sin fecha nunca sale.
[Petición] — Redactada por: [nombre] — A enviar antes del [fecha]
7. Puntos pendientes
Lo que depende de un tercero: un presupuesto, una respuesta del administrador, un acuerdo de la junta general.
[Punto] — A la espera de: [qué / quién] — Desde el [fecha]
8. Próxima reunión
Fecha fijada antes de separarse. Una reunión «por concretar» no se concreta.
Próxima reunión: el [fecha] — Temas previstos: [lista]
Difundida a los miembros en los días siguientes y archivada: es lo que alimentará el informe anual a presentar en la junta general.
Reciba la plantilla por correo
Un correo y el documento es suyo. La descarga se abre justo debajo.
Doce actas hacen un informe anual
El informe anual de la junta directiva no tiene dificultad cuando se ha dejado rastro de las reuniones. Se vuelve una pesadilla cuando hay que reconstruir doce meses la víspera de la junta general. CoproHarmony conserva incidencias, presupuestos y decisiones sobre la marcha, y se los devuelve al redactar.
Anote en cada reunión
Cada decisión queda unida al tema que la provocó.
Siga los plazos
Lo pendiente sigue visible de una reunión a otra.
Elabore el informe anual
El informe a la junta se apoya en lo que se registró.
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